- Comarch ERP Optima
- Pomoc
- Demo
- Cennik
- Blog
- Sklep
- Kontakt
- Comarch ERP Optima
- Pomoc
- Demo
- Cennik
- Blog
- Sklep
- Kontakt
Prowadzisz niedużą firmę i szukasz programu do fakturowania? Chcesz poznać możliwości jakie posiada moduł Faktury w Comarch ERP Optima? W tej publikacji przybliżymy Wam pełną funkcjonalność fakturowania w Optimie. Omówimy szczegółowo konkretne opcje i odpowiemy Wam na wszystkie najważniejsze pytania przed zakupem. Zapraszamy do lektury!
Moduł Faktury w systemie Comarch ERP Optima to nie jest osobny “program do faktur”. To pełnoprawna część większego systemu, która po instalacji od razu pracuje razem z pozostałymi modułami, takimi jak Kasa/Bank, Handel czy księgowość. Wszystkie dane wpisane w module faktur widać w całej instalacji, co daje ciągłość informacji w firmie.
Dla kogo taki system ma największy sens?
Najprościej: jeżeli wystawiasz faktury częściej niż kilka razy w miesiącu, a dodatkowo pilnujesz płatności, korekt i rozliczeń, to moduł Optima Faktury jest po prostu dla Ciebie.
W ramach jednego modułu Comarch ERP Optima faktury możesz:
To nie jest tylko “wystawianie faktur”. To centrum dowodzenia sprzedażą i rozliczeniami, które zdejmuje Ci z głowy mnóstwo ręcznej pracy.
Zanim klikniesz “Nowa faktura”, dobrze jest zrozumieć kilka pojęć. Dzięki temu cały proces fakturowania Comarch ERP Optima przestaje być czarną magią.
To Twoja baza klientów i dostawców. Dla każdego kontrahenta zapisujesz między innymi:
Im lepiej uzupełnisz kontrahentów, tym szybciej i bezpieczniej wystawiasz faktury. System po prostu podpowiada dane zamiast każdorazowo zmuszać Cię do przepisywania.
W module Optima Faktury możesz utrzymywać bazę usług oraz towarów nawet wtedy, gdy nie prowadzisz gospodarki magazynowej. Dla każdej pozycji definiujesz:
To powoduje, że fakturowanie w programie Comarch Optima staje się powtarzalne, spójne i dużo mniej podatne na pomyłki.
W systemie definiujesz typy dokumentów, na przykład:
Dla każdego typu ustawiasz schemat numeracji, serie, prefixy, sposób liczenia VAT, walutę, uprawnienia użytkowników. Dzięki temu faktury z różnych działów czy oddziałów mogą mieć osobne ciągi numeracji.
W konfiguracji modułu możesz zdefiniować różne formy płatności:
Te formy łączysz z rozrachunkami w module Dostępowym – Kasa/Bank. Dzięki temu po zapisaniu faktury od razu widzisz, co jest należne, kiedy mija termin i czy klient zapłacił.
Zanim przejdziesz do “wystaw fakturę”, zrób porządną bazę. Serio, to się opłaca.
Wejdziesz w konfigurację firmy i wpiszesz:
Te dane trafią na każdą fakturę, więc traktuj je jak wizytówkę firmy. Niech będą kompletne, spójne i aktualne.
Na początku możesz je zaimportować z pliku albo dopisywać ręcznie w miarę potrzeb. Mimo wszystko warto:
Im bardziej świadomie ustawisz te parametry, tym bardziej program Comarch Optima faktury będzie dla Ciebie pracował, a nie odwrotnie.
Wpisz:
Dobrze jest od razu ułożyć katalog tak, aby możliwe było późniejsze raportowanie według grup asortymentowych.
Tutaj decydujesz, jak mają wyglądać Twoje numery faktur. Przykładowo:
Możesz zbudować kilka serii, na przykład dla różnych oddziałów albo kanałów sprzedaży. Dobrze zaprojektowana numeracja to mniej stresu przy kontroli oraz łatwiejsze odnajdywanie dokumentów.
Teraz najważniejszy moment: realne fakturowanie Comarch ERP Optima w praktyce.
W module Faktury wybierasz opcję dodania nowego dokumentu i wskazujesz:
System podstawi domyślne ustawienia dla wybranego typu: numerację, magazyn (jeśli używasz modułu Handel), sposób liczenia VAT.
W nagłówku dokumentu ustawiasz:
W tym miejscu decydujesz, jak dokument będzie dalej rozliczany i raportowany, więc nie klikaj tu machinalnie.
W części towarowej dopisujesz pozycje z kartoteki usług i towarów albo tworzysz pozycję jednorazową. Dla każdej pozycji możesz:
Program przeliczy wartości netto, brutto, VAT, a Ty widzisz wszystko na bieżąco.
Po zapisaniu faktury możesz:
Tu właśnie program Comarch Optima faktury naprawdę przyspiesza pracę. Raz ustawiasz, a potem system po prostu powtarza schemat.
Fakturowanie w programie Comarch Optima to nie tylko sprzedaż. Możesz też ewidencjonować zakupy, korekty i obieg dokumentów fiskalnych.
W module Faktury możesz wprowadzać dokumenty zakupu:
Dla każdej faktury zakupu przypisujesz:
Dzięki temu rozliczenia z dostawcami i raportowanie kosztów stają się przejrzyste i zautomatyzowane.
W praktyce niemal każda firma prędzej czy później musi wystawić korektę. Moduł Optima Faktury obsługuje korekty:
Program pilnuje powiązania z dokumentem pierwotnym, co ma kolosalne znaczenie w kontekście JPK oraz KSeF.
Jeżeli sprzedajesz konsumentom, w module możesz rejestrować paragony i obsługiwać sprzedaż na drukarkach fiskalnych. W konfiguracji ustawiasz parametry komunikacji z urządzeniem oraz rodzaj dokumentów kierowanych do fiskalizacji.
Coraz więcej firm sprzedaje za granicę. Optima faktury obsługuje transakcje w wielu walutach, przy jednoczesnym rozliczaniu ich w złotówkach.
Co możesz zrobić:
Jeżeli dobrze ustawisz waluty oraz kursy, program sam przeliczy różnice kursowe, a Ty unikniesz ręcznych wyliczeń oraz pomyłek.
Moc Comarch ERP Optima zaczyna być naprawdę odczuwalna wtedy, gdy moduł Faktury nie działa w izolacji.
Jeśli korzystasz z modułu Handel, Twoje faktury sprzedaży i zakupu mogą automatycznie:
Dzięki temu fakturowanie Comarch ERP Optima staje się elementem spójnego systemu sprzedażowo-magazynowego, a nie osobnym “papierem”.
Po zapisaniu faktury możesz:
System generuje także pliki JPK_VAT, JPK_FA, JPK_WB, co ułatwia raportowanie do urzędu skarbowego.
W konfiguracji możesz włączyć:
To idealne rozwiązanie, gdy prowadzisz sprzedaż on-line i klient oczekuje faktury dostępnej “od ręki” w panelu sklepu.
Temat, który budzi sporo stresu: Krajowy System e-Faktur. Obecne wersje Comarch ERP Optima umożliwiają bezpośrednią komunikację z KSeF: wysyłkę faktur, odbiór dokumentów, zarządzanie statusami oraz uwierzytelnianie użytkowników.
Ogólny schemat wygląda tak:
Od tego momentu faktury sprzedaży mogą być wysyłane jako faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z programu, a system odbiera statusy z KSeF.
Najważniejsze korzyści:
Jeżeli nie chcesz, aby KSeF zaskoczył Cię “w środku roku”, lepiej przygotować procedury właśnie teraz na poziomie modułu Faktury.
Same funkcje to za mało. Liczy się sposób, w jaki ich używasz.
Porządek w kartotekach to mniej korekt, mniej błędów i mniej nerwów przy kontroli.
Dobrze przygotowane definicje powodują, że pracownicy nie mają wątpliwości, jakiego dokumentu użyć w danej sytuacji.
Nie każdy w firmie powinien móc:
Odpowiednie role i ograniczenia to realna tarcza przed pomyłkami i nadużyciami.
Warto poświęcić chwilę, aby:
Dzięki temu każda faktura, która wychodzi z programu, wygląda profesjonalnie i buduje zaufanie.
Emocjonalna prawda dnia codziennego: najwięcej problemów nie wynika z programu, tylko z pośpiechu i braku procedur.
Od prawie 15 lat jestem blisko związany z branżą IT. Posiadam ponad 6 letnie w zakresie systemu Comarch ERP Optima i około 10 letnie w branży informatycznej. Interesują mnie nowoczesne technologie i marketing internetowy.