- Moduły i funkcje
- Pomoc
- Referencje i opinie
- Demo
- Cennik
- Blog
- Sklep
- Kontakt
- Moduły i funkcje
- Pomoc
- Referencje i opinie
- Demo
- Cennik
- Blog
- Sklep
- Kontakt
Automatyzacja procesów i organizacja to słowa klucz w wielu firmach. Tak naprawdę wciąż brzmią jak przysłowiowe YETI, o którym wszyscy słyszeli, ale nikt go nie widział. Codzienność w wielu firmach wciąż wygląda tak samo. Kilkadziesiąt, a czasami nawet więcej zagubionych dokumentów lub nie dostarczonych na czas do księgowości. Telefony, szukanie i związane z tym koszty pracy są trudno policzalne. Dlaczego zatem w wielu firmach wciąż pokutuje myślenie, że jedyną możliwością obiegu dokumentów jest ręczne dostarczenie przez osobę z sekretariatu do odpowiedniego działu. Jak jednak dostarczyć dokument, którego po prostu nie ma. Odpowiedź – takiego dokumentu dostarczyć się nie da bo fizycznie zniknął i nikt o nim już nie pamięta. A wystarczyłyby dwa rozwiązania Comarch BPM i Comarch OCR.
BPM to skrót od angielskiego określenia Business Process Management, czyli zarządzania procesami biznesowymi. W praktyce oznacza opisanie kolejnych czynności, odpowiedzialności, warunków i decyzji, które prowadzą od rozpoczęcia sprawy do jej zakończenia.
DMS oznacza Document Management System, czyli system do zarządzania dokumentami. To określenie nadal pojawia się w starszych materiałach i zapytaniach. Aktualna nazwa rozwiązania Comarch to Comarch BPM, dawniej Comarch DMS.
W Comarch BPM obieg dokumentów może być częścią szerszego procesu. Firma może określić, kto rejestruje fakturę, kto ją opisuje, kto zatwierdza wydatek i co powinno się wydarzyć, gdy dokument wymaga uzupełnienia. System może też wspierać procesy, które nie zaczynają się od dokumentu, na przykład obsługę zgłoszenia do działu IT.
Firmy szukają sposobów na optymalizację pracy związanej z obiegiem dokumentacji. I nie chodzi tu wcale o oszczędność związaną z przeniesieniem dokumentu. Ale o wyeliminowanie przestojów związanych z oczekiwaniem na akceptacje dokumentu.
Sprostać takiemu wyzwaniu może tylko Comarch BPM. Obecnie to znacznie więcej niż tylko system, który automatyzuje i optymalizuje proces elektronicznego obiegu dokumentów w firmie oraz współpracuje z programem Comarch ERP Optima oraz bazami danych innych systemów. To prawdziwe centrum zarządzania procesami biznesowymi przedsiębiorstwa.
Przykładowy proces obsługi faktury kosztowej można podzielić na kilka etapów.
Dokument trafia do obiegu. Może zostać zarejestrowany lub przekazany do procesu razem z potrzebnymi danymi i załącznikami.
System kieruje sprawę do kolejnych osób zgodnie z ustalonymi regułami. Mogą one zależeć między innymi od rodzaju dokumentu, działu, wartości lub wymaganej ścieżki akceptacji.
Osoby uczestniczące w procesie wykonują swoje zadania. Zależnie od konfiguracji mogą uzupełniać informacje, dodawać komentarze, zatwierdzać dokument lub przekazać go do poprawy.
Przebieg sprawy pozostawia historię. Uprawnione osoby mogą sprawdzić, kto pracował nad dokumentem, jakie czynności wykonano i ile czasu zajęły poszczególne etapy.
Dokument może trafić do kolejnego procesu lub do archiwum elektronicznego. Zakres tego działania zależy od konfiguracji i integracji wykorzystywanych w danej firmie.
Ścieżka nie musi wyglądać identycznie dla każdego dokumentu. Można uwzględnić dodatkowe warunki i wyjątki, na przykład różne progi akceptacji. Przed wdrożeniem warto ustalić te reguły z osobami, które rzeczywiście prowadzą dany proces.
Producent opisuje Comarch BPM jako rozwiązanie do obsługi standardowych i dostosowanych do firmy procesów. Wśród przykładów znajdują się obiegi dokumentów, akceptacja kosztów i zadania administracyjne. jak usprawnia pracę w firmie?
W tym obszarze można rozważyć elektroniczne procesy dotyczące:
Comarch wymienia przykładowo wnioski urlopowe, zgłoszenia wakatów, zapisy na szkolenia, oceny okresowe i ewidencję umów. W administracji mogą to być między innymi rejestry umów, pełnomocnictwa, korespondencja czy wnioski kierowane do zarządu.
W systemie można zaprojektować obieg zgłoszeń, wniosków o dostęp, zapotrzebowań na sprzęt lub spraw związanych ze zmianami w systemach.
Przykłady podawane przez Comarch obejmują zgłoszenia działań korygujących i zapobiegawczych, raporty 8D oraz kontrolę jakości. Możliwe są także procesy dostosowane do organizacji, na przykład zgłoszenia serwisowe czy ocena dostawców.
To przykłady zastosowań, a nie gotowa lista procesów, którą każda firma uruchomi bez przygotowania. Najpierw sprawdź, które obiegi rzeczywiście powtarzają się w Twojej organizacji i gdzie najczęściej czekają na decyzję.
Comarch BPM zawiera graficzny konfigurator, w którym można tworzyć schemat procesu oraz kartę obiegu z polami uzupełnianymi ręcznie lub automatycznie. Producent opisuje konfigurację ścieżki jako pracę na krokach i połączeniach między nimi. Można określać między innymi wymagane dane, ich widoczność i warunki przejścia do kolejnego etapu.
Określenie low code oznacza, że część konfiguracji można wykonać bez zaawansowanego programowania. Nie oznacza to, że każdy proces da się wdrożyć bez wiedzy technicznej. Integracje, nietypowe reguły i bardziej rozbudowane scenariusze mogą wymagać wsparcia administratora lub konsultanta.
Comarch BPM współpracuje z Comarch ERP Optima. Producent wymienia także Comarch ERP XL, Comarch ERP Enterprise i Comarch ERP Altum. Wariant Standalone może współpracować z rozwiązaniami zewnętrznymi. Zakres integracji warto potwierdzić dla konkretnego systemu, wersji i sposobu wdrożenia.
Dzięki współpracy z ERP część danych może być wykorzystywana w procesie bez ich ponownego przepisywania. Comarch opisuje między innymi współdzielenie słowników, takich jak kontrahenci i towary, oraz przekazywanie przetworzonych dokumentów do ERP.
Comarch BPM nie należy opisywać wyłącznie jako dodatkowego modułu Comarch ERP Optima. Producent pokazuje również wariant Standalone, dlatego przed prezentacją oferty warto ustalić, jakiego rozwiązania potrzebuje firma i z jakimi systemami ma ono współpracować.
Rozpoznawanie tekstu z dokumentów może ograniczyć ręczne przepisywanie danych. Comarch opisuje współpracę Comarch BPM z usługą Comarch OCR&KSeF. Dokumenty mogą być pobierane między innymi ze wskazanych katalogów i wiadomości poczty elektronicznej, a także przekazywane ze skanera lub zdjęcia wykonanego w aplikacji mobilnej. Baza wiedzy Comarch opisuje również współpracę z innymi rozwiązaniami OCR.
W praktyce warto zaplanować również sposób sprawdzania danych rozpoznanych z dokumentu. Automatyczne odczytanie informacji nie zwalnia firmy z ustalenia, kto weryfikuje dane i co dzieje się w razie braku lub niezgodności informacji.
Według informacji producenta z Comarch BPM można korzystać przez aplikację desktopową, przeglądarkę internetową oraz aplikacje na iOS i Androida. System może wysyłać powiadomienia mobilne i pocztą elektroniczną. Producent opisuje także możliwość definiowania czasu realizacji, eskalacji, raportowania oraz analizowania historii procesu.
To może ułatwić pracę osobom, które zatwierdzają dokumenty poza biurem. Warto jednak pamiętać, że powiadomienia i terminy muszą wynikać z dobrze ustawionego procesu. Jeżeli odpowiedzialność za zadanie nie została przypisana poprawnie, samo przypomnienie nie rozwiąże problemu.
Comarch używa obecnie nazwy Comarch BPM i określa rozwiązanie jako „dawniej Comarch DMS”. Skrót DMS nadal występuje w starszych materiałach i zapytaniach dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów.
BPM oznacza Business Process Management, czyli zarządzanie procesami biznesowymi. W Comarch BPM dotyczy to projektowania i obsługi procesów, takich jak obieg dokumentów, akceptacja kosztów lub obsługa zgłoszeń.
Tak. Producent opisuje współpracę Comarch BPM z Comarch ERP Optima. Wymienia również Comarch ERP XL, Comarch ERP Enterprise i Comarch ERP Altum. Zakres konkretnego połączenia warto potwierdzić przed wdrożeniem.
Nie. Faktury są jednym z możliwych zastosowań. System może wspierać także obieg umów, wniosków, korespondencji, zgłoszeń i innych procesów, jeśli firma odpowiednio je skonfiguruje.
Comarch opisuje rozwiązanie jako platformę low code z graficznym konfiguratoreм procesów. Wiele obiegów można skonfigurować bez zaawansowanej wiedzy programistycznej. Bardziej rozbudowane reguły i integracje mogą wymagać pomocy technicznej.
Producent wymienia aplikacje na iOS i Androida, a także pracę przez przeglądarkę internetową i aplikację desktopową. Dostępne funkcje zależą od konfiguracji i uprawnień użytkownika.
Tak. Comarch opisuje współpracę z usługą Comarch OCR&KSeF oraz obsługę dokumentów przekazywanych różnymi sposobami. Baza wiedzy producenta zawiera również informacje o współpracy z innymi rozwiązaniami OCR.
Comarch prowadzi osobną bazę wiedzy dla Comarch BPM w wariancie Standalone. Producent informuje, że ten wariant może współpracować z rozwiązaniami zewnętrznymi. Przed wyborem należy potwierdzić dostępne połączenia i zakres wdrożenia dla konkretnej firmy.
Od prawie 20 lat wdrażam, serwisuję i obsługuję oprogramowanie dla firm Comarch ERP 4.0. Posiadam szerokie doświadczenie w zakresie systemów informatycznych Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL.