Na koszt ERP składają się przede wszystkim licencje lub subskrypcje, wdrożenie, migracja danych, konfiguracja, integracje, szkolenia, infrastruktura, późniejsze wsparcie oraz rozwój systemu. Dopiero po zsumowaniu tych wydatków w jednym okresie można sensownie porównywać oferty.
W aktualnym cenniku Comarch ERP Optima dla firm moduł Podstawowy kosztuje 59 zł netto miesięcznie, Finanse Basic 50 zł, Finanse Pro 200 zł, Logistyka Basic 75 zł, a Logistyka Pro 59 zł miesięcznie. Nie oznacza to jednak, że pełny koszt systemu ERP wynosi 59, 250 albo 134 zł miesięcznie. To ceny konkretnych licencji, które trzeba zestawić z rzeczywistym zakresem projektu.
Najbardziej miarodajnym parametrem finansowym nie jest więc cena startowa ERP, lecz TCO, czyli Total Cost of Ownership. Po polsku mówimy o całkowitym koszcie posiadania lub użytkowania rozwiązania w ustalonym okresie.
Program może być rozliczany między innymi za moduł, użytkownika, urządzenie, liczbę pracowników albo wykorzystanie usługi.
Analiza, konfiguracja, migracja, integracje, testy, szkolenia oraz uruchomienie produkcyjne.
Abonamenty, infrastruktura, kopie danych, wsparcie, dodatkowe usługi, administracja oraz rozwój.
Wszystkie istotne koszty poniesione w całym analizowanym okresie użytkowania systemu.
Chcesz sprawdzić, ile Comarch ERP Optima może kosztować w Twojej firmie?
Najpierw określmy liczbę użytkowników, potrzebne obszary, sposób pracy i zakres wdrożenia. Dopiero wtedy można zestawić licencje z rzeczywistymi kosztami projektu.
Ile kosztuje system ERP i dlaczego nie istnieje jedna poprawna cena?
Pytanie jest proste. Odpowiedź już niekoniecznie. Jeśli zapytasz sprzedawcę samochodów „ile kosztuje samochód?”, bez informacji o modelu, silniku, wyposażeniu i sposobie finansowania nie otrzymasz użytecznej odpowiedzi. W przypadku systemów ERP sytuacja wygląda podobnie, tylko liczba zmiennych potrafi być znacznie większa.
Enterprise Resource Planning, czyli ERP, integruje procesy przedsiębiorstwa. SAP opisuje współczesne systemy tej klasy jako rozwiązania łączące między innymi finanse, zasoby ludzkie, produkcję, łańcuch dostaw, sprzedaż i zakupy. Jedna firma potrzebuje tylko księgowości i sprzedaży. Druga dołoży magazyn, kadry, CRM, ecommerce, Business Intelligence, obieg dokumentów oraz integracje. Trzecia będzie dodatkowo zarządzać produkcją.
Nie ma więc jednej ceny systemu ERP, ponieważ nie istnieje jedna konfiguracja ERP odpowiadająca każdej firmie. Różni się liczba użytkowników, modułów, procesów, integrowanych aplikacji, baz danych, spółek, lokalizacji oraz ilość pracy potrzebnej podczas implementacji.
W praktyce warto rozdzielić dwa pytania. Ile kosztuje zakup prawa do korzystania z programu? Ile kosztuje uruchomienie i późniejsze używanie całego rozwiązania w naszej firmie?
Pierwsza odpowiedź prowadzi do cennika. Druga prowadzi już do TCO.
Co właściwie płacisz przy zakupie i wdrożeniu ERP?
Zanim zaczniemy liczyć, uporządkujmy wydatki. Mieszanie ceny abonamentu z ceną całego projektu powoduje później sporo nieporozumień.
Licencja albo subskrypcja systemu ERP
Jest to opłata za możliwość korzystania z określonego oprogramowania i funkcjonalności. Może zależeć od liczby użytkowników, stanowisk, modułów, pracowników, urządzeń albo innej jednostki rozliczeniowej.
Implementacja i uruchomienie
Obejmuje pracę potrzebną, aby z zakupionego oprogramowania stworzyć system odpowiadający procesom konkretnej organizacji. Tutaj mogą pojawić się analiza wymagań, parametryzacja, import danych, integracje, testy i szkolenia.
Eksploatacja i utrzymanie
Po uruchomieniu koszty nie znikają. Firma może nadal płacić subskrypcję, hosting, wsparcie, przechowywanie danych, kopie zapasowe, dodatkowe usługi czy administrację.
Rozwój, zmiany i koszt pracy własnego zespołu
Firma się zmienia, więc system również zwykle wymaga zmian. Dochodzą nowe procesy, integracje, pracownicy, raporty oraz wymagania prawne. Czas własnych pracowników poświęcony projektowi również ma ekonomiczną wartość.
Ile kosztuje licencja systemu ERP?
Tutaj wreszcie możemy sięgnąć po prawdziwe liczby. Trzeba jednak pamiętać, że nie należy porównywać pojedynczego modułu jednego producenta z kompletnym pakietem innego. Różne systemy stosują odmienne sposoby licencjonowania.
Dobrym przykładem jest Comarch ERP Optima. Producent stosuje kilka jednostek rozliczeniowych. Część modułów jest stanowiskowa, część serwerowa, rozwiązania mobilne mogą być licencjonowane na urządzenie, a moduły HR zależą od liczby obsługiwanych pracowników.
Aktualne ceny wybranych modułów Comarch ERP Optima
Poniższe wartości pochodzą z oficjalnego cennika Comarch ERP Optima dla firm obowiązującego w momencie przygotowania publikacji. Są to miesięczne ceny subskrypcji netto.
| Moduł | Cena miesięczna netto | Ważna informacja |
|---|---|---|
| Podstawowy | 59 zł | Obejmuje między innymi możliwość obsługi kadrowo płacowej do 50 pracowników oraz wystawienia 20 dokumentów sprzedażowych miesięcznie. |
| Finanse Basic | 50 zł | Moduł bazowy dla Finanse Pro. |
| Finanse Pro | 200 zł | Wymaga zakupu modułu Finanse Basic. |
| Logistyka Basic | 75 zł | Moduł bazowy dla Logistyka Pro. |
| Logistyka Pro | 59 zł | Wymaga zakupu modułu Logistyka Basic. |
| Retail Basic | 125 zł | Moduł podstawowy dla odpowiedniego zakresu Retail. |
| Retail Pro | 50 zł | Wymaga Retail Basic. |
Widać tutaj coś bardzo ważnego. Nie wystarczy znaleźć w cenniku najniższą kwotę i nazwać jej ceną ERP. Jeśli potrzebujesz określonego zakresu funkcjonalnego, mogą obowiązywać zależności pomiędzy licencjami.
Przykład. Przy aktualnych cenach jedna subskrypcja Finanse Basic i Finanse Pro daje łącznie 250 zł netto miesięcznie. Logistyka Basic wraz z Logistyką Pro daje 134 zł netto miesięcznie.
To nadal nie jest TCO i nie jest kompletna wycena wdrożenia. Jest to wyłącznie matematyczne zestawienie cen wskazanych modułów według bieżącego cennika producenta.
Moduły dodatkowe również mają własną cenę
Kolejna rzecz, o której łatwo zapomnieć. Po przygotowaniu listy podstawowych modułów mogą pojawić się funkcje dodatkowe. W obecnym modelu subskrypcyjnym Comarch ERP Optima producent podaje między innymi następujące ceny.
| Rozwiązanie | Cena miesięczna netto | Typ rozliczenia według cennika |
|---|---|---|
| Środki Trwałe | 50 zł | Stanowiskowy |
| CRM | 50 zł | Stanowiskowy |
| Obieg Dokumentów | 42 zł | Stanowiskowy |
| Księga Handlowa | 175 zł | Stanowiskowy |
| Faktury | 28 zł | Stanowiskowy. Producent dopuszcza zakup jako modułu samodzielnego. |
| Opis Analityczny | 134 zł | Serwerowy |
| Analizy BI dla 2 użytkowników | 92 zł | Stanowiskowy |
Nie oznacza to oczywiście, że każda firma powinna kupić wszystkie wymienione pozycje. Wręcz przeciwnie. Dobra wycena ERP zaczyna się od wymagań biznesowych, a dopiero później przypisuje do nich potrzebne licencje.
Pełną, bieżącą strukturę cen Comarch ERP Optima możesz sprawdzić również na naszej stronie cennik Comarch ERP Optima.
Czy system ERP może być rozliczany inaczej niż za moduł?
Oczywiście. I tutaj zaczyna się prawdziwa zabawa z porównywaniem ofert. Cenniki producentów potrafią stosować zupełnie inne jednostki.
Cena za użytkownika
Microsoft Dynamics 365 Business Central stanowi przykład modelu per użytkownik. W aktualnym cenniku Microsoft Business Central Essentials kosztuje 80 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, Premium 110 USD, natomiast Team Members 8 USD za użytkownika miesięcznie.
Microsoft jednocześnie informuje, że konsultacje, ocena potrzeb i dodatkowe ceny można uzyskać od partnera. Sama licencja nie odpowiada więc automatycznie na pytanie o cenę pełnego projektu.
Cena zależna od liczby pracowników
Tak działa obecnie część licencji HR w Comarch ERP Optima. Według oficjalnego cennika HR Basic do 20 pracowników kosztuje 167 zł netto miesięcznie, HR Basic do 50 pracowników 250 zł, a HR Pro jest dalej różnicowany według liczby obsługiwanych pracowników.
Producent zaznacza przy tym, że dla tych modułów liczba stanowisk kadrowych jest nielimitowana i nie wpływa na cenę licencji. To bardzo dobry przykład tego, dlaczego samo pytanie o „liczbę użytkowników ERP” nie zawsze wystarcza.
Cena za urządzenie
Część rozwiązań mobilnych Comarch rozlicza się na urządzenie. W aktualnym cenniku Comarch Mobile Sprzedaż występuje właśnie jako moduł na urządzenie.
Cena zależna od wykorzystania
Niektóre usługi mają charakter konsumpcyjny. Płacisz wówczas nie tylko za dostęp do programu, lecz również za określony limit wykorzystania. Przykładem są pakiety OCR albo obsługa określonej liczby dokumentów w usługach związanych z KSeF.
Ile kosztuje Comarch ERP Optima w chmurze?
Model chmurowy jeszcze lepiej pokazuje, dlaczego warto czytać cały cennik, a nie tylko jedną dużą liczbę na stronie sprzedażowej.
W Comarch ERP Optima w Chmurze Standard opłaty dotyczą poszczególnych modułów, a niektóre z nich wymagają modułu dostępowego Kasa/Bank Plus.
| Moduł w Chmurze Standard | Miesięczna opłata | Informacja |
|---|---|---|
| Kasa/Bank Plus | 15 zł | Moduł dostępowy wymagany przez wskazane w cenniku moduły. |
| Faktury | 31 zł | Wymaga odpowiedniej konfiguracji dostępu. |
| Handel Plus | 134 zł | Moduł handlowy. |
| Księga Podatkowa | 70 zł | Moduł księgowy. |
| Księga Handlowa Plus | 174 zł | Moduł księgowy. |
| Płace i Kadry Plus | 134 zł | Moduł kadrowo płacowy. |
| CRM Plus | 57 zł | Funkcje związane z zarządzaniem relacjami z klientami. |
| Analizy Business Intelligence | 153 zł | Funkcje analityczne i raportowe. |
Comarch ma również gotowe pakiety. W aktualnym cenniku Chmury Standard pakiet Mała Firma zawierający Faktury, Kasa/Bank Plus oraz Księgę Podatkową kosztuje 70 zł miesięcznie. Pakiet START Firma kosztuje 167 zł, a e Handel 286 zł miesięcznie. Producent zaznacza, że są to oferty specjalne dostępne jako pierwszy zakup i nie łączą się z innymi promocjami.
Jeśli rozważasz ten sposób korzystania z programu, przeczytaj również Comarch ERP Optima w chmurze oraz Comarch ERP Optima w modelu SaaS.
Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?
I tutaj musimy zatrzymać się na chwilę. W Internecie można znaleźć mnóstwo artykułów z prostymi widełkami cenowymi. Kilka tysięcy. Kilkadziesiąt tysięcy. Setki tysięcy. Tylko co właściwie ma z tego wynikać dla Twojej firmy?
Nie istnieje jedna wiarygodna cena wdrożenia ERP, którą można przypisać każdemu przedsiębiorstwu. Koszt zależy od rzeczywistego zakresu prac.
Dobrze pokazuje to nawet sposób sprzedaży innych globalnych systemów. Odoo w swoim oficjalnym cenniku wprost oddziela opłatę za oprogramowanie od usług implementacyjnych. Do wdrożenia zalicza między innymi analizę potrzeb biznesowych, konfigurację, import danych, szkolenie użytkowników oraz dostosowanie przepływów pracy.
Podobnie wygląda praktyka przy wdrożeniu Comarch ERP Optima. Najpierw trzeba wiedzieć, jakie procesy system ma obsługiwać. Dopiero potem można odpowiedzialnie oszacować nakład pracy.
Nie każdy projekt będzie zawierał wszystkie elementy w identycznym zakresie. Właśnie dlatego wycena powinna wynikać z zakresu prac, a nie z przypadkowej średniej znalezionej w Internecie.
1. Analiza przedwdrożeniowa
Zaczynamy od odpowiedzi na pozornie banalne pytanie. Co właściwie system ma robić?
Trzeba zebrać procesy, role użytkowników, dokumenty, wymagania raportowe, źródła danych i połączenia z innymi aplikacjami. Im bardziej rozbudowana organizacja, tym więcej zależności trzeba odkryć przed konfiguracją.
Dobrze przeprowadzona analiza nie jest dodatkowym ozdobnikiem projektu. Pozwala ograniczyć ryzyko, że podczas wdrożenia nagle pojawi się proces, którego wcześniej nikt nie uwzględnił.
2. Instalacja i konfiguracja
Gotowa licencja nie oznacza jeszcze gotowego środowiska pracy. Trzeba skonfigurować firmę, użytkowników, uprawnienia, parametry modułów, serie dokumentów, rejestry, magazyny, numerację oraz inne ustawienia zależne od zakresu systemu.
Przy rozwiązaniu lokalnym dochodzi infrastruktura. Przy modelu chmurowym część odpowiedzialności infrastrukturalnej może przejąć dostawca usługi, ale nadal trzeba skonfigurować samo środowisko biznesowe.
3. Migracja danych
To element, który potrafi wyglądać niewinnie na etapie ofertowania. „Przeniesiemy dane ze starego programu”. Brzmi prosto. Do czasu, kiedy okaże się, że dane są niekompletne, zdublowane, inaczej zakodowane albo przechowywane w kilku źródłach.
Migracja może obejmować między innymi kontrahentów, towary, pracowników, dokumenty, rozrachunki, stany magazynowe, plan kont czy historyczne dane potrzebne do raportowania.
Koszt migracji zależy nie tylko od liczby rekordów. Znaczenie ma również jakość danych, ich struktura i możliwość poprawnego odwzorowania ich w nowym systemie.
4. Integracje ERP z innymi systemami
Sklep internetowy. Platforma B2B. Bank. System magazynowy. CRM. Operator logistyczny. Marketplace. System produkcyjny. Hurtownia danych. Aplikacja branżowa.
Jeśli dane mają przepływać automatycznie pomiędzy rozwiązaniami, trzeba określić kierunek synchronizacji, strukturę danych, częstotliwość wymiany, sposób uwierzytelniania, obsługę błędów oraz odpowiedzialność poszczególnych aplikacji.
Integracja może korzystać z API, gotowego konektora, plików wymiany lub innego mechanizmu. Nie należy z góry zakładać, że każde połączenie systemów będzie miało taki sam koszt.
5. Modyfikacje i funkcje przygotowane dla konkretnej firmy
Standard systemu powinien być pierwszym punktem odniesienia. Jeżeli firma posiada proces, którego nie da się rozsądnie obsłużyć standardowymi funkcjami, może pojawić się potrzeba dodatkowego oprogramowania.
Wtedy płacimy już nie tylko za konfigurację. Pojawia się analiza, projekt rozwiązania, programowanie, testowanie oraz późniejsze utrzymanie dodatkowego kodu.
Każda własna modyfikacja może generować koszt również po uruchomieniu systemu. Trzeba sprawdzić, kto będzie ją utrzymywał, jak będzie aktualizowana i co wydarzy się podczas zmiany wersji ERP.
6. Testy
Czy wystawiony dokument trafia tam, gdzie powinien? Czy integracja zwraca poprawne dane? Czy użytkownik ma właściwe uprawnienia? Czy importowane rekordy zachowują oczekiwaną strukturę?
Testy przed uruchomieniem produkcyjnym pozwalają odpowiedzieć na te pytania zanim prawdziwe dokumenty i prawdziwi klienci staną się częścią eksperymentu.
7. Szkolenia pracowników
Można perfekcyjnie skonfigurować system i nadal mieć nieudane wdrożenie, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać.
Zakres szkolenia zależy od ról. Sprzedawca potrzebuje innej wiedzy niż księgowa, kadrowa, magazynier, administrator czy osoba zarządzająca.
Czas pracowników poświęcony na szkolenie również ma wartość ekonomiczną i przy pełnym liczeniu TCO nie powinien znikać z kalkulacji.
8. Start produkcyjny i opieka po uruchomieniu
Uruchomienie nie zawsze kończy projekt w chwili pierwszego logowania. Po przejściu na system produkcyjny pojawiają się pytania użytkowników, nieprzewidziane przypadki i potrzeba dopracowania konfiguracji.
Warto zatem ustalić wcześniej, co zawiera cena wdrożenia, a które prace po starcie będą rozliczane osobno.
Jakie elementy najbardziej wpływają na cenę wdrożenia ERP?
Gdy ktoś pyta „jakie są koszty wdrożenia systemu ERP?”, odpowiedziałbym kolejnymi pytaniami. Ile osób będzie pracować? Ile procesów przenosimy? Z czego migrujemy dane? Z czym system ma się integrować? Jak mocno firma chce odejść od standardowej funkcjonalności?
- Liczba modułów i obszarów biznesowych objętych projektem.
- Liczba użytkowników, stanowisk, urządzeń albo pracowników uwzględnianych w licencji.
- Liczba firm, baz danych i jednostek organizacyjnych.
- Zakres migracji ze starego oprogramowania.
- Jakość oraz kompletność danych źródłowych.
- Liczba integracji z innymi aplikacjami.
- Zakres wymaganych zmian programistycznych.
- Liczba ról użytkowników wymagających osobnych szkoleń.
- Wymagania dotyczące raportów i analityki.
- Sposób hostowania systemu oraz odpowiedzialność za infrastrukturę.
- Zakres testów i odbiorów.
- Poziom wsparcia wymagany po uruchomieniu.
Ile kosztuje utrzymanie systemu ERP?
Zakupione. Wdrożone. Pracuje. Czy na tym wydatki się kończą? Niestety nie.
System ERP jest usługą i środowiskiem pracy używanym przez lata, więc analiza ekonomiczna powinna obejmować także okres po wdrożeniu.
Abonament i odnowienie prawa do korzystania z oprogramowania
W modelu subskrypcyjnym opłata wraca co miesiąc albo w innym ustalonym cyklu. Im dłuższy okres analizy, tym większą część TCO mogą stanowić powtarzalne opłaty.
Wsparcie użytkowników
Firma może potrzebować konsultacji, pomocy technicznej, diagnostyki błędów, konfiguracji nowych funkcji albo odpowiedzi na pytania pracowników.
Przed zakupem warto dokładnie sprawdzić, co zawiera standardowa opłata, a za które usługi partner lub producent wystawi oddzielne rozliczenie.
Infrastruktura i hosting
W środowisku lokalnym pojawiają się serwery, system operacyjny, baza danych, przestrzeń dyskowa, kopie zapasowe, zasilanie, sieć, administracja i bezpieczeństwo.
W modelu chmurowym część tych obowiązków przejmuje dostawca. Nie oznacza to automatycznie braku kosztów. Zamiast części inwestycji infrastrukturalnych pojawiają się opłaty abonamentowe i ewentualne opłaty zależne od zakresu usługi.
Kopie zapasowe i przechowywanie danych
W bieżącym cenniku Comarch znajdują się osobne usługi związane z przestrzenią oraz backupem. W Chmurze Standard 1 GB dodatkowej przestrzeni dyskowej jest pozycją dodatkowo płatną, podobnie jak dodatkowa kopia bazy w drugiej lokalizacji.
To mały przykład, ale dobrze pokazuje mechanizm. Koszt ERP budują również niewielkie, regularnie naliczane elementy.
Administracja i praca własnego działu IT
Jeśli administrator spędza kilka godzin miesięcznie na kontach użytkowników, konfiguracji, analizowaniu problemów, wykonywaniu testów i koordynowaniu aktualizacji, ten czas ma określoną wartość.
IBM w metodologii TCO wprost zwraca uwagę na pracę własnych pracowników. Nie warto udawać, że jest darmowa tylko dlatego, że nie pojawia się osobna faktura od dostawcy.
KSeF, OCR, backup i dodatki. Małe opłaty, które zmieniają TCO
Koszt systemu informatycznego często rośnie nie przez jedną ogromną fakturę, lecz przez dokładanie kolejnych usług.
Przykładem może być Comarch KSeF dla Comarch ERP Optima w Chmurze. Aktualny cennik uzależnia miesięczną cenę od rocznego limitu dokumentów.
| Limit dokumentów rocznie | Cena miesięczna |
|---|---|
| 200 | 15 zł |
| 600 | 25 zł |
| 1 500 | 50 zł |
| 5 000 | 75 zł |
| 10 000 | 100 zł |
| 30 000 | 200 zł |
| 60 000 | 350 zł |
| Powyżej 60 000 | 600 zł |
Osobną usługą jest OCR. W bieżącym cenniku miesięczny pakiet Comarch OCR&KSeF Mikro obejmujący do 250 stron kosztuje 130 zł netto, Start do 500 stron 195 zł, Start Plus do 1 000 stron 390 zł, Standard do 2 500 stron 710 zł, Premium do 5 000 stron 1 095 zł, a Enterprise do 10 000 stron 2 125 zł.
Nie każda firma będzie potrzebowała tych usług. Są one jednak świetnym przykładem kosztów zależnych od realnego wykorzystania systemu.
Więcej informacji znajdziesz w poradniku KSeF w Comarch ERP Optima.
Co to jest TCO systemu ERP?
TCO to skrót od Total Cost of Ownership. IBM definiuje tę koncepcję jako sposób oceny pełnego kosztu produktu lub usługi w całym cyklu życia. Nie patrzymy tylko na cenę zakupu. Uwzględniamy również uruchomienie, eksploatację, konserwację, pracę ludzi, potencjalne przestoje i etap zakończenia korzystania z rozwiązania.
To podejście wręcz idealnie pasuje do ERP. Dlaczego? Ponieważ system może działać w firmie przez wiele lat i oddziaływać na praktycznie każdy dział.
Nie jest to ustawowy wzór księgowy. Jest to praktyczny model zarządczy pozwalający porównać rozwiązania na tych samych zasadach.
Czy istnieje jeden oficjalny wzór TCO?
Nie. IBM zwraca uwagę, że składniki TCO zależą od rodzaju produktu, modelu płatności i sytuacji organizacji. W przypadku ERP trzeba więc zbudować model odpowiadający konkretnemu projektowi.
To dobra wiadomość. Możesz policzyć właśnie te wydatki, które naprawdę wystąpią w Twojej firmie, zamiast ślepo kopiować wzór przeznaczony dla innej infrastruktury.
Jak policzyć TCO systemu ERP krok po kroku?
Zróbmy to metodycznie. Bez magii i bez ukrywania kosztów pod hasłem „pozostałe”.
Ustal jeden okres porównania
Najpierw wybierz okres, dla którego liczysz koszt. Może to być na przykład 36 albo 60 miesięcy. Nie twierdzimy, że jeden z tych okresów jest obowiązkowy. Ważne, aby każdą analizowaną ofertę policzyć dla dokładnie tego samego horyzontu.
Spisz wszystkie koszty początkowe
Dodaj opłaty ponoszone przed uruchomieniem. Uwzględnij między innymi analizę, konfigurację, migrację, integracje, przygotowanie dodatkowych funkcji, testy, szkolenia oraz infrastrukturę zakupioną na potrzeby systemu.
Dodaj wszystkie koszty powtarzalne
Podsumuj abonamenty miesięczne i roczne. Uwzględnij licencje, hosting, wsparcie, backup, dodatkowe usługi, OCR, integracje oraz inne opłaty pojawiające się cyklicznie.
Policz koszt pracy własnych ludzi
Oszacuj czas osób uczestniczących w analizie, testach, migracji, szkoleniach, administracji i obsłudze systemu. Następnie przypisz mu rzeczywisty koszt pracy.
Dodaj przewidywane koszty rozwoju
Jeżeli już dziś wiadomo, że za rok trzeba będzie uruchomić kolejną integrację, stanowiska, magazyn albo moduł, rozsądnie jest uwzględnić ten element w modelu.
Uwzględnij zmianę rozwiązania i odzyskanie danych
Sprawdź, w jaki sposób można wyeksportować dane, jakie formaty są dostępne, kto wykona migrację do przyszłego systemu i czy rozwiązanie zawiera modyfikacje zależne od konkretnego wykonawcy.
Przelicz wszystkie oferty tym samym modelem
Dopiero teraz porównanie zaczyna mieć sens. Jeśli jedna oferta obejmuje wdrożenie, szkolenia i opiekę, a druga pokazuje tylko licencje, nie porównuj kwot z ostatniego wiersza. Najpierw wyrównaj zakres.
Masz ofertę na ERP i chcesz sprawdzić, czego w niej brakuje?
Porównaj licencje, wdrożenie, migrację, integracje, szkolenia, utrzymanie i koszty późniejszego rozwoju. W ten sposób zobaczysz nie tylko cenę startową, ale koszt całego rozwiązania.
Przykład. Dlaczego 59 zł miesięcznie nie oznacza TCO równego 2 124 zł przez trzy lata?
Weźmy najprostsze możliwe obliczenie oparte wyłącznie na aktualnym cenniku Comarch.
Moduł Podstawowy kosztuje 59 zł netto miesięcznie.
59 zł × 36 miesięcy = 2 124 zł netto.
Czy możemy powiedzieć, że trzyletnie TCO ERP wynosi 2 124 zł? Nie.
Możemy powiedzieć jedynie, że przy niezmiennej cenie 36 miesięcy tej konkretnej miesięcznej subskrypcji dałoby 2 124 zł netto. Do pełnego TCO trzeba dodać wszystkie pozostałe koszty występujące w analizowanym scenariuszu.
Nie wpisujemy tutaj fikcyjnych wartości. Jeśli koszt wdrożenia nie został jeszcze wyceniony, pozostaje zmienną do momentu otrzymania konkretnej oferty.
Drugi przykład. Finanse Basic i Finanse Pro
Według aktualnego cennika Finanse Basic kosztuje 50 zł netto miesięcznie, a Finanse Pro 200 zł. Finanse Pro wymaga Finanse Basic.
250 zł × 36 miesięcy = 9 000 zł netto.
To koszt tych subskrypcji w przyjętym trzyletnim przykładzie przy założeniu niezmiennej ceny. Nadal nie jest to wycena całego wdrożenia ani kompletnego TCO.
Trzeci przykład. Logistyka Basic i Logistyka Pro
Aktualna suma cen Logistyka Basic i Logistyka Pro wynosi 134 zł netto miesięcznie.
134 zł × 36 miesięcy = 4 824 zł netto.
I ponownie. To matematyka dotycząca wskazanych subskrypcji, a nie obietnica ceny kompletnego systemu dla firmy.
Taka metodologia jest znacznie uczciwsza niż podawanie niezweryfikowanego hasła typu „ERP dla małej firmy kosztuje od kilku tysięcy złotych”.
Jeśli znamy oficjalną cenę, podajemy ją. Jeśli koszt zależy od projektu, wyceniamy zakres zamiast zgadywać.
ERP w chmurze czy lokalnie. Co dzieje się z kosztami?
Często słyszymy pytanie, czy system ERP w chmurze jest tańszy. Nie da się odpowiedzialnie odpowiedzieć jednym „tak”.
Chmura przede wszystkim zmienia strukturę kosztów oraz podział odpowiedzialności. W rozwiązaniu lokalnym firma może samodzielnie odpowiadać za serwery, infrastrukturę, przestrzeń, kopie danych i administrację. W SaaS część tych elementów zapewnia dostawca w ramach usługi.
IBM zwraca uwagę, że rozwiązania chmurowe mogą wymagać mniejszej inwestycji początkowej, lecz abonament powtarza się przez cały okres korzystania, a zależnie od usługi mogą występować dodatkowe opłaty związane z wykorzystaniem zasobów lub transferem danych.
SAP również wskazuje chmurę i instalację lokalną jako różne modele wdrożenia ERP. Sam fakt zastosowania chmury nie stanowi więc dowodu, że całkowite TCO zawsze będzie niższe.
| Obszar | ERP lokalny | ERP w chmurze |
|---|---|---|
| Infrastruktura | Część infrastruktury może należeć do firmy i wymagać własnego utrzymania. | Infrastruktura usługi znajduje się po stronie dostawcy zgodnie z zakresem konkretnej usługi. |
| Model płatności | Zależny od producenta i posiadanej licencji. | Często opiera się na regularnym abonamencie. |
| Administracja | Większy zakres infrastruktury może pozostać po stronie firmy. | Część obowiązków przejmuje usługodawca. |
| Skalowanie | Może wymagać rozbudowy własnych zasobów. | Zakres zasobów może być rozszerzany zgodnie z modelem konkretnej usługi. |
| TCO | Trzeba uwzględnić również koszty własnej infrastruktury i pracy. | Trzeba uwzględnić powtarzalny abonament i wszystkie dodatki używane przez firmę. |
Porównujmy zatem chmurę i system lokalny na tym samym okresie oraz dla tego samego zakresu funkcjonalnego.
Ukryte koszty ERP. Na co naprawdę trzeba uważać?
„Ukryty koszt” nie zawsze oznacza, że sprzedawca coś przed Tobą ukrywał. Częściej chodzi o wydatek, o którym nikt nie pomyślał na początku.
Czas pracowników
Księgowa testuje migrację. Kierownik magazynu opisuje obieg dokumentów. Administrator konfiguruje konta. Dyrektor finansowy uczestniczy w spotkaniach projektowych.
Ci ludzie nie wykonują w tym czasie swoich normalnych zadań. IBM w analizie TCO wskazuje właśnie czas pracowników i koszt ich pracy jako element, który łatwo przeoczyć.
Równoległe działanie starego i nowego systemu
W niektórych projektach przez określony czas funkcjonują dwa środowiska. Jeśli taki scenariusz jest wymagany, może oznaczać dodatkowy nakład pracy, obsługi albo utrzymania.
Czyszczenie danych
Migracja 100 000 poprawnych rekordów może być łatwiejsza niż migracja znacznie mniejszego zbioru pełnego duplikatów, braków i niespójności.
Przy wycenie migracji pytaj nie tylko „ile danych?”, lecz również „w jakiej są kondycji?”.
Zmiany zakresu w trakcie projektu
„Skoro już wdrażamy, to dodajmy jeszcze…” brzmi niewinnie. Pięć takich zdań potrafi stworzyć zupełnie inny projekt.
Każda dodatkowa integracja, raport, proces czy modyfikacja powinna zostać oceniona pod kątem czasu i kosztu przed rozpoczęciem prac.
Utrzymanie dodatkowego kodu
Jeżeli wdrożenie obejmuje własne rozszerzenia, trzeba sprawdzić ich późniejszy model utrzymania. Odoo w oficjalnym cenniku wprost zaznacza, że utrzymanie własnego kodu nie jest zawarte w standardowych planach.
To dobra zasada również przy analizowaniu innych systemów. Za każdym razem pytaj, kto i na jakich zasadach będzie utrzymywał rozwiązania wykonane specjalnie dla Twojej firmy.
Przestoje i awarie
IBM uwzględnia w TCO również koszt downtime. Jeśli system odpowiada za sprzedaż, magazyn, produkcję albo księgowość, niedostępność może oznaczać utratę produktywności, konieczność odtwarzania danych albo problemy w obsłudze klientów.
Nie oznacza to, że podczas każdej analizy trzeba wymyślać przypadkową wartość awarii. Jeśli jednak organizacja potrafi policzyć koszt godziny zatrzymania procesu, parametr może być bardzo przydatny przy ocenie architektury i poziomu dostępności.
Koszt wyjścia z systemu
To jeden z najbardziej niedocenianych elementów. Dzisiaj kupujemy. Kto będzie myślał o zmianie za kilka lat?
Warto pomyśleć teraz. Trzeba wiedzieć, jak wyeksportujemy dane, w jakim formacie je otrzymamy, które integracje są przenośne i które rozwiązania zależą od konkretnego wykonawcy.
Dobry system powinien być oceniany nie tylko przez koszt wejścia, lecz również przez koszt późniejszej zmiany.
Jak porównać dwie oferty ERP, żeby nie porównywać jabłek z gruszkami?
Oferta A wynosi 20 000 zł. Oferta B 35 000 zł. Która jest tańsza?
Nie wiadomo.
Jeśli pierwsza obejmuje tylko licencje i podstawową konfigurację, a druga także migrację, integracje, szkolenia, testy i rok wsparcia, porównanie samych wartości końcowych właściwie niczego nie mówi.
- Czy obie oferty obejmują dokładnie te same procesy biznesowe?
- Czy zawierają tę samą liczbę użytkowników i licencji?
- Czy uwzględniają wszystkie zależne moduły?
- Czy obejmują konfigurację systemu?
- Czy zawierają migrację danych i jaki dokładnie jest jej zakres?
- Ile integracji znajduje się w cenie?
- Czy dodatkowe modyfikacje są wycenione?
- Czy szkolenia użytkowników znajdują się w ofercie?
- Czy uwzględniono testy?
- Co dzieje się po starcie produkcyjnym?
- Jak rozliczana jest dodatkowa praca konsultanta?
- Co obejmuje wsparcie i w jakich godzinach działa?
- Czy cena obejmuje aktualizacje?
- Kto odpowiada za backup?
- Czy są limity przestrzeni, dokumentów albo operacji?
- Jak zmieni się opłata po dodaniu kolejnego użytkownika?
- Jakie koszty pojawią się po uruchomieniu kolejnego modułu?
- Jak wygląda utrzymanie własnych integracji i rozszerzeń?
- W jaki sposób będzie można odzyskać i wyeksportować wszystkie dane?
Dopiero po ujednoliceniu zakresu mamy dwie wartości, które faktycznie możemy ze sobą zestawić.
Jak obniżyć koszt wdrożenia ERP bez psucia całego projektu?
Najtańsza oferta nie musi dawać najniższego TCO. Z drugiej strony nie ma sensu płacić za funkcje, których organizacja nigdy nie wykorzysta.
Zacznij od procesów, nie od listy modułów
Najpierw ustal, co firma rzeczywiście robi. Jak wygląda sprzedaż? Zakupy? Magazyn? Księgowość? Kadry? Raportowanie?
Potem dobieraj funkcjonalności.
Najpierw sprawdź standard systemu
Zanim zamówisz własne rozszerzenie, sprawdź, czy cel da się osiągnąć przez standardową konfigurację.
Mniej własnego kodu zwykle oznacza mniej elementów wymagających późniejszego utrzymania.
Uporządkuj dane przed migracją
Nie ma większego sensu przenosić do nowego ERP bałaganu tylko dlatego, że od lat znajduje się w starym systemie.
Usuń duplikaty. Ustal formaty. Zweryfikuj kartoteki. Zdecyduj, które dane historyczne faktycznie muszą trafić do środowiska produkcyjnego.
Ustal zakres pierwszego uruchomienia
Jeśli projekt jest rozległy, można rozważyć etapowanie według modułów, działów albo procesów. Takie podejście stosuje się również przy wdrożeniach Comarch ERP Optima.
Wyznacz osoby odpowiedzialne po stronie firmy
Konsultant wdrożeniowy nie zna organizacji tak dobrze jak jej pracownicy. Potrzebuje osoby, która podejmie decyzję, dostarczy informacje i zweryfikuje rezultat.
Brak decyzyjności może zamienić krótkie pytanie w kilka spotkań i serię poprawek.
Przeszkol osoby, które później pomogą innym
W większej organizacji warto mieć wewnętrznych użytkowników bardzo dobrze znających dany proces. Nie zastąpią konsultanta w każdej sytuacji, ale mogą obsłużyć proste pytania kolegów i pomóc standaryzować sposób pracy.
Kiedy tani system ERP może okazać się drogi?
To pytanie jest znacznie ciekawsze niż „który ERP ma najniższy abonament?”.
Tani na starcie system może generować wysoki koszt całkowity, jeśli wymaga dużej liczby dodatkowych prac, powoduje kosztowne obejścia procesów, potrzebuje wielu zewnętrznych narzędzi albo nie skaluje się razem z organizacją.
Z drugiej strony rozbudowany system również nie będzie dobrą inwestycją tylko dlatego, że ma tysiąc funkcji. Jeśli firma korzysta z dwudziestu, zapłaciła za potencjał, którego nie wykorzystuje.
Najlepszy ekonomicznie ERP nie musi mieć najniższej ceny zakupu. Powinien mieć uzasadniony TCO w odniesieniu do procesów, które rzeczywiście usprawnia.
Cena ERP a korzyści. Sam koszt to jeszcze nie cała analiza
TCO odpowiada na pytanie, ile rozwiązanie nas kosztuje. Nie odpowiada jeszcze na pytanie, ile dzięki niemu zyskujemy.
Jeżeli nowy system ogranicza ręczne przepisywanie danych, automatyzuje powtarzalne zadania, skraca przygotowanie raportów albo poprawia przepływ informacji, trzeba ocenić również wartość tych zmian.
To już prowadzi nas do ROI, czyli Return on Investment.
TCO mówi przede wszystkim o kosztach. ROI zestawia poniesione nakłady z osiąganymi korzyściami.
Dlatego system droższy o określoną kwotę może ekonomicznie wygrać, jeśli pozwala wyeliminować więcej kosztownej pracy ręcznej albo usprawnia proces generujący duży wolumen transakcji.
Jakie wskaźniki oprócz całego TCO warto policzyć?
Przy większej analizie możemy pójść krok dalej. Samo TCO jest bardzo użyteczne, ale jego przeliczenie na jednostkę biznesową jeszcze lepiej pokazuje różnice.
TCO na aktywnego użytkownika
Możesz podzielić całkowity koszt z badanego okresu przez średnią liczbę aktywnych użytkowników.
Taki parametr pomaga porównywać warianty różniące się skalą wykorzystania.
TCO na użytkownika i miesiąc
Dzielimy TCO przez liczbę miesięcy i liczbę aktywnych użytkowników. Otrzymujemy zarządczy wskaźnik pokazujący rzeczywisty miesięczny koszt przypadający na osobę.
TCO na dokument, zamówienie albo inną transakcję
W firmie przetwarzającej duży wolumen operacji można odnieść koszt systemu do liczby dokumentów, zamówień czy innych obsługiwanych procesów.
Nie jest to uniwersalna metryka producentów ERP. To własny wskaźnik zarządczy, który może ułatwić ocenę ekonomiki rozwiązania.
Co powinno znaleźć się w budżecie ERP przed podpisaniem umowy?
Chcesz uniknąć niespodzianek? Przygotuj budżet warstwowo.
| Grupa kosztów | Co warto sprawdzić | Charakter kosztu |
|---|---|---|
| Licencje | Moduły, użytkownicy, urządzenia, pracownicy, wymagane zależności | Jednorazowy albo cykliczny zależnie od modelu |
| Analiza | Procesy, wymagania, architektura rozwiązania | Zazwyczaj związany z projektem |
| Konfiguracja | Ustawienia systemu, role, uprawnienia, parametry | Projektowy oraz później rozwojowy |
| Migracja | Zakres danych, mapowanie, czyszczenie, walidacja | Głównie projektowy |
| Integracje | API, konektory, wymiana danych, monitoring błędów | Projektowy i utrzymaniowy |
| Szkolenia | Role, liczba osób, materiały, czas pracowników | Początkowy oraz okresowy |
| Infrastruktura | Serwer, chmura, storage, backup, sieć, baza danych | Początkowy i cykliczny zależnie od architektury |
| Wsparcie | SLA, konsultacje, administracja, obsługa incydentów | Najczęściej powtarzalny |
| Rozwój | Nowe moduły, raporty, procesy, integracje i użytkownicy | Pojawiający się w kolejnych latach |
| Wyjście | Eksport, migracja, zamknięcie usług, utrzymanie archiwum | Końcowy albo związany ze zmianą rozwiązania |
Czy warto wybierać ERP wyłącznie na podstawie ceny?
Nie. Cena jest bardzo ważna, ale jest tylko jednym z parametrów decyzji.
SAP zwraca uwagę między innymi na wspólną bazę danych, analitykę, automatyzację, integrację, platformę technologiczną oraz wybór modelu wdrożenia jako istotne cechy współczesnego ERP.
Jeśli kupisz najtańszy system, ale za dwa lata przestanie odpowiadać skali firmy, ponowna migracja może przekreślić początkową oszczędność.
Jednocześnie nie warto przepłacać za system przeznaczony do obsługi procesów, których przedsiębiorstwo nie posiada.
Jeśli dopiero wybierasz rozwiązanie, zobacz:
FAQ. Ile kosztuje ERP, wdrożenie i utrzymanie?
Ile kosztuje system ERP?
Nie istnieje jedna cena systemu ERP. Koszt zależy między innymi od producenta, modelu licencjonowania, liczby użytkowników, potrzebnych modułów, infrastruktury oraz zakresu wdrożenia. Przykładowo w aktualnym cenniku Comarch ERP Optima dla firm moduł Podstawowy kosztuje 59 zł netto miesięcznie, Finanse Basic 50 zł, a Logistyka Basic 75 zł miesięcznie. Są to jednak ceny konkretnych licencji, a nie pełne TCO wdrożenia.
Od czego zależy cena systemu ERP?
Cena systemu ERP zależy między innymi od modelu licencjonowania, liczby użytkowników lub stanowisk, modułów, liczby obsługiwanych firm i pracowników, migracji danych, integracji, modyfikacji, infrastruktury, szkoleń oraz późniejszego wsparcia i rozwoju systemu.
Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?
Nie ma jednej ceny wdrożenia ERP odpowiedniej dla każdej firmy. Koszt powinien wynikać z zakresu prac. Wdrożenie może obejmować analizę, konfigurację, migrację danych, integracje, dodatkowe funkcje, testy, szkolenia, uruchomienie produkcyjne i zarządzanie projektem. Dlatego rzetelną cenę można ustalić dopiero po określeniu wymagań konkretnej organizacji.
Czy miesięczny abonament ERP jest całym kosztem systemu?
Nie. Miesięczny abonament może stanowić tylko jeden element wydatków. Do całkowitego kosztu mogą dochodzić wdrożenie, migracja, integracje, szkolenia, infrastruktura, wsparcie, dodatkowe usługi, praca własnych pracowników oraz późniejszy rozwój systemu.
Co oznacza TCO systemu ERP?
TCO oznacza Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt posiadania lub użytkowania rozwiązania w analizowanym okresie. W przypadku ERP warto uwzględnić nie tylko licencje, lecz również wdrożenie, migrację, integracje, infrastrukturę, utrzymanie, wsparcie, rozwój, szkolenia, czas własnego zespołu oraz koszty związane ze zmianą lub zakończeniem użytkowania rozwiązania.
Czy ERP w chmurze jest tańszy niż system lokalny?
Nie można założyć, że ERP w chmurze zawsze będzie tańszy. Chmura może ograniczyć część wydatków i obowiązków związanych z własną infrastrukturą, ale jednocześnie generuje regularne opłaty za usługę. Oba modele należy porównać dla tego samego zakresu i tego samego okresu przy użyciu TCO.
Jak policzyć TCO systemu ERP na trzy lata?
Należy zsumować wszystkie koszty występujące przez 36 miesięcy. Mogą obejmować licencje lub abonament, wdrożenie, migrację, integracje, infrastrukturę, szkolenia, wsparcie, utrzymanie, rozwój i koszt pracy własnego zespołu. Ten sam zakres i sposób liczenia trzeba zastosować do każdej porównywanej oferty.
Jak porównać dwie oferty na system ERP?
Najpierw trzeba ujednolicić zakres. Obie oferty powinny zostać policzone dla tych samych procesów, użytkowników, modułów, okresu, migracji, integracji, szkoleń, infrastruktury i wsparcia. Dopiero później warto porównywać całkowite TCO, a nie wyłącznie cenę licencji albo kwotę widoczną na pierwszej stronie oferty.
Czy najtańszy ERP ma najniższe TCO?
Nie zawsze. Niska cena początkowa nie gwarantuje najniższego całkowitego kosztu użytkowania. Na TCO mogą wpływać wdrożenie, integracje, dodatkowe moduły, praca własnego zespołu, utrzymanie, rozwój, przestoje i późniejsza zmiana systemu.
Ile zatem naprawdę kosztuje ERP?
Reasumując, możemy bardzo dokładnie podać cenę licencji, jeśli producent publikuje cennik. Możemy policzyć miesięczny abonament. Możemy przemnożyć go przez 36 lub 60 miesięcy. Nie powinniśmy jednak na tej podstawie udawać, że znamy całkowity koszt wdrożenia.
Rzetelna odpowiedź na pytanie „ile kosztuje system ERP?” powinna składać się z ceny oprogramowania, ceny uruchomienia oraz TCO obliczonego dla konkretnego przedsiębiorstwa i konkretnego okresu.
Dopiero wtedy widać, czy pozornie tania oferta rzeczywiście jest tania. Czasem tak będzie. Czasem wyjdzie dokładnie odwrotnie.
I właśnie dlatego przed wyborem oprogramowania warto przygotować listę procesów, użytkowników, integracji i danych do migracji. Z takim materiałem można przejść od marketingowej ceny „od” do prawdziwego kosztorysu.
Chcesz policzyć koszt Comarch ERP Optima dla swojej firmy?
Nie musisz kupować wszystkich modułów ani zgadywać, jaki wariant będzie Ci potrzebny. Najpierw określmy procesy, liczbę użytkowników, zakres danych, integracje oraz sposób pracy. Dopiero potem można dobrać licencje i przygotować sensowną wycenę.
Dane cenowe w publikacji zweryfikowano 20 sierpnia 2026 r. na podstawie oficjalnego cennika Comarch ERP Optima. Informacje o modelach licencjonowania i TCO porównano z aktualnymi materiałami producentów i dostawców technologii, w tym Comarch S.A., Microsoft Corporation, SAP SE, Odoo S.A. oraz opracowaniem IBM dotyczącym Total Cost of Ownership. Ceny produktów i usług mogą się później zmienić, dlatego przed zakupem należy sprawdzić bieżący cennik i indywidualną ofertę.
