Automatyzacja procesów i organizacja to słowa klucz w wielu firmach. Tak naprawdę wciąż brzmią jak przysłowiowe “YETI” wszyscy słyszeli, nikt nie widział. Codzienność w wielu firmach wciąż wygląda tak samo. Kilkadziesiąt, a czasami nawet więcej zagubionych dokumentów lub nie dostarczonych na czas do księgowości. Telefony, szukanie i związane z tym koszty pracy są trudno policzalne. Dlaczego zatem w wielu firmach wciąż pokutuje myślenie, że jedyną możliwością obiegu dokumentów jest ręczne dostarczenie przez osobę z sekretariatu do odpowiedniego działu. Jak jednak dostarczyć dokument, którego po prostu nie ma. Odpowiedź – takiego dokumentu dostarczyć się nie da bo fizycznie zniknął i nikt o nim już nie pamięta. A wystarczyłyby dwa rozwiązania Comarch DMS i Comarch OCR.
To tak naprawdę dodatkowy moduł programu Comarch ERP Optima, który umożliwia w prosty sposób budowanie ścieżek obiegu. Moduł jest niezwykle intuicyjny, a w budowaniu obiegu dokumentów ogranicza użytkownika tylko jego własna kreatywność.
Firmy szukają sposobów na optymalizację pracy związanej z obiegiem dokumentacji. I nie chodzi tu wcale o oszczędność związaną z przeniesieniem dokumentu. Ale o wyeliminowanie przestojów związanych z oczekiwaniem na akceptacje dokumentu. Sprostać takiemu wyzwaniu może tylko Comarch DMS. System, który automatyzuje i optymalizuje proces elektronicznego obiegu dokumentów w firmie oraz współpracuje z programem Comarch ERP Optima oraz bazami danych innych systemów.
Najprościej można opisać system DMS jako ten, który zarówno w rozwiązaniu stacjonarnym jak i chmurowym umożliwia modelowanie procesu obiegu dokumentów. Czyli tak naprawdę, to co było obecnie wykonywane ręcznie zostaje w pełni zautomatyzowane. Dzięki rozwiązaniu Comarch DMS można w pełni zautomatyzować proces obsługi korespondencji firmowej. Koniec również z przestojami związanymi z brakiem podpisu na dokumencie i akceptacją przez kierownika działu. Dzięki funkcji przypomnienia żaden dokument nie zostanie bez podpisu czy akceptacji. System Comarch DMS ma również ogromne możliwości parametryzacji i przypisywania uprawnień poszczególnym operatorom. Dokładnie wiemy też ile czasu przeznaczamy na opracowanie danego dokumentu. Umożliwia to funkcja kontroli czasu realizacji zadań. System Comarch DMS jest w pełni kompatybilny z rozwiązanie Comarch ERP Optima. W wersji standalone rozwiązanie współpracuje również z bazami danych innych systemów do zarządzania firmą.
Comarch DMS – obieg dokumentów może być dokładnym odzwierciedleniem ręcznego dostarczania przeróżnych umów, faktur czy innego rodzaju firmowej dokumentacji. Zasadnicza różnica to ta, że system jest niezawodny, może pracować 24 godziny przez 7 dni w tygodniu. Nie choruje, nie zapomina i nie bierze urlopów ani zwolnień. Każdego dnia zwalnia pracowników firmy z myślenia o tym czy dany dokument dotrze do odpowiedniego działu na czas. Ponieważ jeśli tylko odpowiednio zdefiniujemy ścieżki obiegu dokumentów w firmie w odpowiednim czasie dokument trafi do właściwej osoby. Jeśli dokument nie zostanie opisany na czas również taka informacja pojawi się w Comarch DMS i zobaczą ją uprawnione osoby w programie Comarch ERP OPTIMA.
Zachęcamy do obejrzenia zapisu webinaru podczas którego wyjaśniamy co kryje się za słowami
Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?
Pisaliśmy już o rozwiązaniu Comarch OCR. Czyli aplikacji, która pozwala na przenoszenie papierowych faktur do programu księgowego Comarch ERP Optima. Dzięki połączeniu Comarch DMS i usługi Comarch OCR użytkownik po zeskanowaniu dokumentu wskazuje, gdzie powinien on zostać przesłany i jakiego poziomu akceptacji wymaga. Nie musi ręcznie uzupełniać informacji o kontrahencie, NIP czy poszczególnych elementach dokumentu. Wszystko to jest przenoszone automatycznie. Otwartość systemu DMS Comarch sprawia, że może on współpracować również z rozwiązaniami OCR innych producentów. W zależności od preferencji użytkownika na rozwiązaniu Comarch DMS można pracować na urządzeniu stacjonarnym lub mobilnie na platformie iOS lub Android.
Uniknięcie sytuacji opisanej wyżej jest niezwykle proste. Wystarczy bowiem rozszerzyć program Comarch ERP Optima o rozwiązanie Comarch OCR. To tak naprawdę aplikacja, która przesyła zeskanowany dokument bezpośrednio do programu Comarch ERP Optima. Comarch OCR rozpoznaje datę dokumentu. Dodatkowo kontrahenta oraz płatność w tym netto, brutto oraz aktualna stawkę VAT. Co więcej zeskanowany dokument widać w oryginalnej wersji w programie. Po naciśnięciu odpowiedniej ikony w każdym momencie użytkownik może go podejrzeć. wykorzystując rozwiązanie Comarch OCR w codziennej pracy firmy unikają sytuacji, gdy dany dokument ginie. Wśród firm, które już korzystają z tego rozwiązania na pierwszym miejscu pojawia się opinia o zaoszczędzonym czasie pracy oraz korzyści finansowe. Bo wreszcie faktury kosztowe trafiły na czas do księgowości.
Przetestuj Demo Comarch ERP OPTIMA oraz Comarch OCR – zobacz jak prosto przenieść fakturę do programu!
Co tak naprawdę może sprawić, że dokumenty nie zginą i we właściwym czasie trafią do odpowiedniej osoby. Pierwsze to Comarch OCR. Kiedy jednak mamy już zeskanowany dokument w programie Comarch ERP Optima, to co dalej. Teraz warto aby trafił do odpowiedniego działu. Najlepiej z odpowiednim opisem, a w przypadku błędu, żebyśmy mogli go cofnąć. Nic prostszego wystarczy rozwiązanie Comarch DMS (Elektroniczny Obieg Dokumentów)
Od prawie 20 lat wdrażam, serwisuję i obsługuję oprogramowanie dla firm Comarch ERP 4.0. Posiadam szerokie doświadczenie w zakresie systemów informatycznych Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL.
Wypełnij formularz aby zamówić wersję ONLINE OPTIMA
