Jak Firma z Branży Opakowań Zyskała Przewagę dzięki Comarch ERP Optima
12 listopada 2024
Brak komentarzy
Czytaj więcej »
Każdy kto pracuje w dziale kadr i płac na pewno zdaje sobie sprawę jak ważna jest praca na dobrym oprogramowaniu. Ciągłe zmiany przepisów Kodeksu Pracy oraz innych związanych z rozliczeniami płacowo-kadrowymi, powodują spory ból głowy u osób zajmujących się tą tematyką. Dlatego wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność i zgodność z przepisami obsługi działu Kadr i Płac w firmie. Na co zwrócić uwagę przy wyborze? Czy tylko dostępne funkcje mają znaczenie czy warto też przyjrzeć się innym kwestiom?
Oczywiście w zależności od branży i specyfiki przedsiębiorstwa istotne będą nieco inne zagadnienia. Mała firma czy biuro rachunkowe będą miały w tym obszarze zupełnie inne potrzeby niż duża firma produkcyjna albo korporacja. W tym artykule przedstawimy Wam wszystkie najważniejsze sprawy związane z tym tematem. Postaramy się przedstawić pełną i szczegółową odpowiedź na pytanie czyli jak wybrać najlepszy program kadrowo-płacowy. Zapraszamy do lektury.
Programy stacjonarne są instalowane bezpośrednio na komputerach lub serwerach firmy. Ich użytkowanie wymaga fizycznego dostępu do tych urządzeń. Zaletą tego rozwiązania jest pełna kontrola nad danymi i zabezpieczeniami, co może być istotne dla firm o szczególnie wysokich wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa informacji. Jednakże, takie programy ograniczają mobilność pracowników, ponieważ dostęp do systemu możliwy jest wyłącznie z biura.
Systemy kadrowo-płacowe online, znane również jako oprogramowanie SaaS (Software as a Service), są dostępne przez przeglądarkę internetową. Użytkownicy mogą logować się do systemu z dowolnego miejsca, co umożliwia pracę zdalną i elastyczność w zarządzaniu kadrami i płacami. Oczywiście programy te są zazwyczaj hostowane na zewnętrznych serwerach, co zdejmuje z przedsiębiorstw konieczność zarządzania infrastrukturą IT. Dlatego wymaga zaufania do dostawcy usług w zakresie przechowywania i zabezpieczania danych.
Interfejs użytkownika w programach kadrowo-płacowych odgrywa ważną rolę. Jest to pierwszy element, który użytkownicy zauważają i który wpływa na ich doświadczenia z oprogramowaniem. Oczywiście przyjazny interfejs to taki, który jest intuicyjny i estetyczny, co przekłada się na łatwość obsługi i minimalizację błędów. Podobnie jak w przypadku zakupów w sklepie, estetyka i funkcjonalność mogą zadecydować o podjęciu decyzji o zakupie. Użytkownicy cenią sobie systemy, które są proste w nawigacji i umożliwiają szybkie wykonanie zadań bez konieczności długiego szkolenia.
Darmowe wersje demo i okresy próbne są niezwykle wartościowe dla firm rozważających zakup nowego oprogramowania kadrowo-płacowego. Pozwalają na praktyczne przetestowanie wszystkich funkcji systemu w codziennej pracy bez zobowiązań finansowych. Przykładowe zalety testowania:
Testowanie oprogramowania przed jego zakupem pozwala uniknąć rozczarowań i wyboru systemu, który nie spełnia wszystkich oczekiwań firmy.
Wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego to istotny etap, który decyduje o efektywności jego dalszego użytkowania. Pomoc techniczna dostępna zarówno w trakcie wdrożenia, jak i po nim, jest nieodzowna. Proces wdrożenia powinien obejmować:
Obecnie dostawcy oprogramowania często oferują wsparcie w postaci konsultantów wdrożeniowych, którzy pomagają na każdym etapie procesu, co zapewnia płynne i bezproblemowe przejście na nowy system.
Koszt wsparcia technicznego może znacząco wpłynąć na całkowity koszt posiadania systemu kadrowo-płacowego. Przy wyborze oprogramowania należy:
Zmiany w przepisach prawa pracy i podatkowego są częste i często nieprzewidywalne. Dlatego ważne jest, aby system kadrowo-płacowy oferował:
Cyberbezpieczeństwo danych jest krytycznym aspektem każdego systemu kadrowo-płacowego. Firmy muszą zapewnić, że ich dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i utratą. Oto najważniejsze elementy, które należy uwzględnić:
Nie ulega wątpliwości, że zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz regularnych aktualizacji systemu kadrowo-płacowego jest niezbędne dla zachowania zgodności z przepisami i ochrony danych firmowych.
Pełna współpraca i integracja z systemami zewnętrznymi jest ważna dla nowoczesnego oprogramowania kadrowo-płacowego. Umożliwia ona bezproblemową wymianę danych między różnymi systemami, co zwiększa efektywność i redukuje ryzyko błędów.
Nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe oferuje wiele zaawansowanych funkcji, które wspierają zarządzanie zasobami ludzkimi.
Oprogramowanie kadrowo-płacowe może również wspierać procesy rekrutacyjne, co pozwala na zintegrowanie wszystkich aspektów zarządzania zasobami ludzkimi w jednym systemie.
Zintegrowane funkcje rekrutacyjne w systemach kadrowo-płacowych mogą zastąpić inne aplikacje używane do zarządzania rekrutacją, co przynosi szereg korzyści.
Dzięki zintegrowanym funkcjom rekrutacyjnym, nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe pozwala na bardziej efektywne zarządzanie całym cyklem życia pracownika w firmie.
Koszty oprogramowania kadrowo-płacowego mogą znacznie się różnić w zależności od oferowanych funkcji, skali firmy oraz modelu licencjonowania.
Dodatkowe koszty mogą znacznie wpłynąć na całkowity koszt posiadania oprogramowania kadrowo-płacowego. Do najczęstszych dodatkowych kosztów należą:
Dostosowanie programu kadrowo-płacowego do aktualnych przepisów prawa jest fundamentalne z wielu powodów, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz jego zgodność z obowiązującymi regulacjami.
Kodeks Pracy określa szczegółowe zasady dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń, czasu pracy, urlopów, oraz innych aspektów związanych z pracownikami. Program kadrowo-płacowy musi być na bieżąco aktualizowany, aby odzwierciedlać zmiany w przepisach dotyczących minimalnego wynagrodzenia, nadgodzin, dodatków za pracę w godzinach nocnych oraz innych składników płacowych.
Przepisy podatkowe oraz regulacje dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) zmieniają się regularnie. Program kadrowo-płacowy musi automatycznie aktualizować stawki podatkowe, progi podatkowe oraz wysokości składek, aby zapewnić prawidłowe naliczanie wynagrodzeń i odprowadzanie odpowiednich kwot do urzędów skarbowych i ZUS.
Od stycznia 2019 roku w Polsce obowiązują elektroniczne zwolnienia lekarskie. Program kadrowo-płacowy musi obsługiwać e-ZLA, umożliwiając automatyczne pobieranie zwolnień lekarskich z systemu ZUS i uwzględnianie ich przy naliczaniu wynagrodzeń.
Pracownicze Plany Kapitałowe, które wprowadzono w 2019 roku, wymagają od pracodawców automatycznego naliczania i odprowadzania składek na PPK. Oprogramowanie musi być zgodne z tymi regulacjami, aby zapewnić poprawne zarządzanie składkami i raportowanie do instytucji finansowych.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada na pracodawców obowiązek ochrony danych osobowych pracowników. Program kadrowo-płacowy musi zapewniać odpowiednie środki zabezpieczające dane, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu oraz regularne audyty bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i utracie danych.
Przepisy prawne wymagają przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas. Program kadrowo-płacowy powinien umożliwiać elektroniczne archiwizowanie dokumentów, co ułatwia ich przechowywanie, przeszukiwanie i udostępnianie w razie kontroli.
Obecne regulacje prawne wymagają regularnego raportowania do różnych instytucji, takich jak ZUS, US czy GUS. Program kadrowo-płacowy musi automatycznie generować i wysyłać wymagane raporty, zapewniając ich zgodność z aktualnymi wymaganiami prawnymi.
Obecnie dostosowanie programu kadrowo-płacowego do aktualnych przepisów prawa jest niezwykle ważne dla zapewnienia zgodności z regulacjami, minimalizacji ryzyka prawnego oraz efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Aktualne i zgodne z przepisami oprogramowanie pozwala na automatyzację wielu procesów, co z kolei redukuje błędy, oszczędza czas i zwiększa efektywność działania działu kadr i płac. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić się na strategicznych aspektach swojej działalności, mając pewność, że wszystkie operacje kadrowo-płacowe są realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Biura rachunkowe odgrywają istotną rolę w zarządzaniu finansami i kadrami wielu firm, a wykorzystanie najlepszych programów kadrowo-płacowych jest fundamentalne dla ich efektywności i zgodności z przepisami. Oto kilka powodów, dlaczego nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe jest niezbędne w biurach rachunkowych:
Wykorzystanie najlepszych programów kadrowo-płacowych w biurach rachunkowych jest nieodzowne dla zapewnienia wysokiej jakości usług, efektywności operacyjnej oraz zgodności z przepisami prawa. Automatyzacja procesów, zarządzanie danymi pracowników, zgodność z przepisami, integracja z innymi systemami oraz elastyczność i skalowalność oprogramowania przyczyniają się do optymalizacji działań biur rachunkowych, pozwalając im skutecznie wspierać swoich klientów w zarządzaniu kadrami i płacami.
Human Resource Management (HRM) Comarch to kompleksowa aplikacja do zarządzania zasobami ludzkimi, która integruje się bezpośrednio z systemem Comarch ERP Optima. Oferuje szeroki wachlarz funkcji, które ułatwiają zarządzanie personelem i procesami HR w firmie. Do najważniejszych funkcji Comarch HRM należą:
Aplikacja PPK to narzędzie do zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK), które również integruje się z systemem Comarch ERP Optima. Jego główne funkcje to:
Comarch DMS (Document Management System) to system zarządzania dokumentami, który współpracuje z Comarch ERP Optima, umożliwiając efektywne zarządzanie dokumentacją w firmie. Najważniejsze funkcje Comarch DMS to:
Integracja Comarch HRM, PPK oraz DMS z systemem Comarch ERP Optima umożliwia kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi, planami kapitałowymi oraz dokumentacją w firmie. Dzięki tym narzędziom możliwe jest automatyzowanie wielu procesów, zwiększenie efektywności pracy oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami. Oprogramowanie Comarch oferuje nowoczesne funkcje i elastyczność, które pozwalają na skalowanie wraz z rozwojem firmy, co jest istotne dla dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw.
Comarch Time and Attendance (TNA) to zaawansowane rozwiązanie do zarządzania czasem pracy, które integruje się z systemem Comarch ERP Optima. Aplikacja ta umożliwia kompleksowe zarządzanie ewidencją czasu pracy, co jest ważne dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.
Rozwiązanie Comarch TNA to zaawansowane narzędzie do zarządzania czasem pracy, które integruje się z systemem Comarch ERP Optima, zapewniając kompleksową ewidencję, kontrolę i raportowanie czasu pracy. Dzięki funkcjom takim jak automatyczna rejestracja, mobilna rejestracja, zarządzanie harmonogramami i nieobecnościami, system znacząco usprawnia zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Jednocześnie jego elastyczność i skalowalność pozwalają na efektywne dostosowanie do potrzeb dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw.
Aby wybrać najlepszy program kadrowo-płacowy dla firmy należy wziąć pod uwagę wiele różnych aspektów. Najbardziej istotne są oczywiście funkcje i możliwość obsługi najważniejszych procesów kadrowych i płacowych w przedsiębiorstwie. Bardzo duże znaczenie ma również pełne dostosowanie systemu do stale zmieniających się przepisów prawa polskiego i UE. Dlatego ważne są stałe aktualizacje oraz wsparcie specjalistycznej asysty technicznej w przypadku problemów lub pytań użytkownika.
Obecnie, gdy praca zdalna stała się już normalnością, ważna jest również dostępność programu kadrowo-płacowego z dowolnego miejsca na świecie. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na dostępność aplikacji dodatkowych, które ułatwiają wszystkie procesy kadrowe jak HRM, rejestracja czasu pracy czy płynny obieg dokumentów kadrowych i płacowych. Wszystkie te wymogi spełnia w całości oprogramowanie Comarch ERP Optima, którego bezpłatną prezentację możesz umówić już teraz.
W zależności od ilości zakupionych licencji stacjonarnych lub abonamentów w wersji online cena może się znacząco różnić. Przykładowe i szacunkowe ceny licencji stacjonarnych wyglądają następująco:
Od prawie 15 lat jestem blisko związany z branżą IT. Posiadam ponad 6 letnie w zakresie systemu Comarch ERP Optima i około 10 letnie w branży informatycznej. Interesują mnie nowoczesne technologie i marketing internetowy.
Wypełnij formularz aby zamówić wersję ONLINE OPTIMA