Każdy księgowy zapewne już wie. W 2026 roku zacznie działać obowiązkowy Krajowy System e-Faktur dla przedsiębiorców. Od lutego dla dużych firm, a od kwietnia dla mniejszych biznesów. Nie wszyscy księgowi wiedzą jednak jak dobrze i skutecznie zorganizować swoją pracę oraz współpracę z klientami do tej rewolucji.
Wielu księgowych odczuwa jednocześnie niepokój i nadzieję. Z jednej strony pojawia się obawa przed nową technologią i zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń. Z drugiej strony KSeF może usprawnić obieg dokumentów i wyeliminować żmudne, manualne czynności, co w efekcie odciąży pracę księgowych. Warto podejść do wdrożenia KSeF spokojnie, lecz metodycznie.
Dlatego postanowiliśmy przygotować dla Was kompleksową publikację, która pomoże przygotować Wam się organizacyjnie do tego co czeka nas wszystkich już za kilka miesięcy. Zaczynamy!
W tym artykule nie będziemy przedstawiali Wam formułek, definicji i teorii, a skoncentrujemy się na praktycznych aspektach tego jak wdrożyć obsługę KSeF w biurze rachunkowym. Dlaczego jest to tak ważne? Każdy właściciel firmy ufa swojej księgowej i wierzy, że wszystkie transakcje wykonywane są zgodnie z prawem. Teraz jednak fakturowanie pojawia się w zupełnie innym ujęciu centralnego systemu, w którym wszystko musi się zgadzać.
Biura rachunkowe stoją przed nie lada wyzwaniem. KSeF oznacza zmianę technologiczną. Trzeba wdrożyć nowe oprogramowanie lub zintegrować obecne z systemem MF ale przede wszystkim organizacyjną. Rola biura rachunkowego w procesie e-fakturowania znacząco się zmieni. Dotychczas księgowi często zajmowali się ręcznym wprowadzaniem faktur dostarczonych przez klientów (w formie papierowej lub skanów). Po wprowadzeniu KSeF biuro rachunkowe może stać się aktywnym ogniwem cyfrowego obiegu dokumentów – w zależności od ustaleń z klientem albo przejmie pełną obsługę e-faktur, albo będzie współpracować na bieżąco poprzez platformę online, albo przynajmniej automatycznie odbierać faktury wystawione i otrzymane przez klienta.
Księgowi to grupa przedsiębiorców i pracowników biur rachunkowych, która powinna mieć “w małym palcu” kompletną wiedzę na temat tego jak działa Krajowy System e-Faktur. Dlaczego? Ponieważ większość drobnych przedsiębiorców nie zna się wogóle na tej tematyce, nie będzie jej zgłębiała i na ostatnią chwilę zacznie zadawać pytania. Zapewne na początku 2026 roku i wczesną wiosną księgowi będą odbierali setki telefonów oraz maili miesięcznie z zapytaniami od właścicieli firm o to co mają zrobić w kwestii KSeF. Zatem warto przestudiować dokładnie wcześniej wszystkie dostępne materiały, dokumenty i webinary wideo aby poznać temat od A do Z.
Przygotuj w możliwie przystępnej i wyczerpującej formie mail lub dokument pdf z pełnymi informacjami dla firm oraz właścicieli co i kiedy mają zrobić. Pozwoli to uniknąć chaosu na kilka dni przed wejściem w życie obowiązku Krajowego Systemu e-Faktur. Im bardziej ułożoną i pomocną oraz przejrzystą informację prześlesz do klientów tym lepiej więc warto poświęcić na to swój czas. Teraz przejdźmy do kolejnych, bardziej szczegółowych kroków tego jak wdrożyć obsługę Krajowego Systemu e-Faktur w Twoim biurze rachunkowym!
Pierwsze pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, brzmi: jaką rolę ma pełnić moje biuro w obsłudze e-faktur? Czy chcesz, aby Twoje biuro rachunkowe przejęło za klientów pełną obsługę faktur w KSeF, czy może klienci będą robić część rzeczy samodzielnie, a biuro tylko pobierze dane do zaksięgowania? Opcji jest kilka – ważne, by już na starcie zdecydować, który model współpracy pasuje do danego klienta. Być może dla różnych klientów zastosujesz różne podejścia, zależnie od ich potrzeb i możliwości. Oto najpopularniejsze modele obsługi KSeF przez biuro rachunkowe:
| Model współpracy | Kto wystawia faktury sprzedaży? | Kto pobiera faktury kosztowe z KSeF? | Główne zalety | Potencjalne ryzyka / minusy | Dla kogo ten model? |
|---|---|---|---|---|---|
| Delegowany (pełna obsługa przez biuro) | Biuro rachunkowe w imieniu klienta | Biuro rachunkowe (automatycznie z KSeF) | Pełna kontrola nad obiegiem faktur, porządek w dokumentach, minimalne zaangażowanie klienta. | Duże obciążenie biura, większa odpowiedzialność operacyjna, konieczność bardzo jasnych procedur i akceptacji kosztów. | Mikrofirmy, jednoosobowe działalności, klienci „analogowi”, którzy chcą oddać fakturowanie księgowemu. |
| Współdzielony (klient wystawia, biuro księguje) | Klient w swoim systemie lub aplikacji biura | Biuro rachunkowe (import z KSeF) | Klient zachowuje kontrolę nad sprzedażą, biuro ma stały dostęp do kompletu dokumentów i może księgować na bieżąco. | Wymaga zdyscyplinowanego klienta; potrzebne jasne zasady akceptacji kosztów i rozgraniczenia wydatków prywatnych. | Małe i średnie firmy, które są oswojone z systemami online i chcą samodzielnie wystawiać faktury. |
| Zintegrowany (wspólna platforma biuro–klient) | Klient w udostępnionej przez biuro aplikacji zintegrowanej z KSeF | Biuro rachunkowe (automatycznie), klient może je podglądać i opisywać online | Wspólna baza danych, świetna przejrzystość, szybki obieg dokumentów, możliwość elektronicznej akceptacji kosztów. | Wyższe wymagania techniczne; konieczność przeszkolenia klientów; zależność od jednego systemu. | Firmy rosnące, e-commerce, spółki, które chcą uporządkować procesy i pracować w pełni cyfrowo. |
| Tradycyjny w realiach KSeF | Klient (np. w Aplikacji Podatnika lub swoim programie) – sam wysyła do KSeF | Klient, a następnie przekazuje je do biura (np. paczką plików lub PDF) | Minimalna zmiana po stronie biura; klient ma pełną odpowiedzialność za obsługę KSeF. | Duże ryzyko niekompletnych dokumentów; mało efektywne; obciążające klientów, zwłaszcza mniej technicznych. | Najmniejsi, bardzo samodzielni klienci; raczej jako rozwiązanie przejściowe niż docelowe. |
Zanim ruszysz do przodu, spójrz jak jest teraz. Ten krok polega na przeanalizowaniu obecnej współpracy biura z klientami w zakresie przekazywania dokumentów. Zastanów się nad kilkoma kwestiami:
Dlaczego to ważne? Bo od tego, jak duża zmiana czeka klientów, zależy sposób wdrożenia. Jeśli masz wielu tradycjonalistów, musisz zaplanować dla nich więcej edukacji, może stopniowe wprowadzanie zmian. Jeśli obsługujesz startupy i młode firmy, prawdopodobnie łatwo chwycą nowe narzędzia wówczas raczej możesz od razu proponować nowoczesne rozwiązania. Teraz znasz już podstawowe kroki jak wdrożyć obsługę KSeF w biurze rachunkowym. W dalszej części rozwiniemy kolejne aspekty.
Skoro już wiesz, jak chcesz pracować z KSeF z poszczególnymi klientami, czas to omówić i formalnie ustalić z każdym klientem. W praktyce powinieneś skontaktować się z każdym klientem (najlepiej osobiście lub telefonicznie, a potem potwierdzić na piśmie) i przedstawić mu plan działania po wejściu KSeF. Wyjaśnij:
Po takich rozmowach dobrze jest przygotować formalny aneks do umowy albo chociaż pisemne potwierdzenie ustaleń. Nawet jeśli prawo nie wymaga aneksu wprost, to w praktyce dla bezpieczeństwa obu stron warto go sporządzić. Dlaczego? Bo brak zapisów o KSeF w umowie może prowadzić do konfliktów. Klient może myśleć, że biuro „wszystko załatwi”, a biuro, że klient sam się tym zajmie, jeśli nie określicie tego jasno. Lepiej zawczasu rozpisać obowiązki, odpowiedzialność i procedury, niż potem przerzucać się pretensjami.
Oto kilka kluczowych punktów, które warto uwzględnić:
Może się wydawać, że to dużo formalności, ale lepiej dmuchać na zimne. Jak mówi praktyka, czytelne i szczegółowe umowy to klucz do przejrzystej i bezpiecznej współpracy w nowej rzeczywistości. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której klient np. nie przesłał Ci jakiejś faktury spoza KSeF, a potem ma pretensje, że nie została ujęta – bo będzie jasno napisane, że miał obowiązek przekazać pewne informacje. Lub odwrotnie – klient będzie wiedział, że nie może oczekiwać od Ciebie np. wystawiania faktur, jeśli nie wykupił takiej usługi i nie nadał uprawnień. Podsumowując: spiszcie nowe zasady czarno na białym. To zabezpieczy obie strony i sprawi, że dalsza współpraca pozostanie przejrzysta i przyjazna, mimo rewolucyjnej zmiany w tle.
Mając ustalone kto co robi, czas zadbać o to jak to robić od strony technicznej. Przygotowanie narzędzi do obsługi KSeF to podstawa udanego wdrożenia. Na tym etapie musisz:
To kluczowy krok formalny, Twoje biuro rachunkowe musi uzyskać dostęp do KSeF w imieniu klientów oraz ewentualnie nadać dostęp swoim pracownikom. Brzmi to nieco zawile, ale rozłóżmy na czynniki pierwsze. Mamy dwa poziomy uprawnień:
Zacznijmy od pierwszego poziomu, bo bez niego w ogóle nie wejdziemy do systemu klienta.
Są dwie główne metody:
Dla większości biur optymalna będzie ta pierwsza – upoważnienie konkretnej osoby (np. właściciela biura) z pełnymi prawami. Dlaczego? Bo właściciel z pełnymi prawami może potem sam nadawać dostępy pracownikom bez angażowania klienta. To jest ogromne ułatwienie: np. klient Jan Kowalski upoważnia Panią Anię, właścicielkę biura, do wszystkiego. Pani Ania następnie przydziela w systemie (lub swoim programie) dostęp do faktur Kowalskiego swojej pracowniczce Kasi. Kasia od tej pory może księgować faktury Kowalskiego, bo je widzi i pobiera z KSeF, a Jan Kowalski nie musiał nawet wiedzieć o istnieniu Kasi. Gdy za rok Kasia odejdzie z pracy, Pani Ania odbierze jej dostęp i nada np. nowemu pracownikowi, znów bez fatygowania klienta. Gdyby Jan Kowalski upoważnił Kasię bezpośrednio, to potem musiałby odwoływać i powtórnie upoważniać nową osobę – to niepraktyczne..
Upoważnienie biura jako podmiotu ma sens głównie gdy biuro to jednoosobowa działalność bez pracowników – wtedy właściciel i tak wszystko robi sam, więc czy jest upoważniony „jako on” czy „jako firma” to bez różnicy. Jednak nawet w takim przypadku rozważ upoważnienie osobowe z pełnymi prawami ponieważ podmiotowemu upoważnieniu brakuje możliwości zarządzania uprawnieniami. A warto, byś miał pełnię władzy nad tym dostępem.
Załóżmy, że klient się zgodził nadać Ci uprawnienia. Teraz jak to zrobić technicznie? Są trzy sposoby:
Gdy już klient nada Ci uprawnienia, możesz się cieszyć. Masz dostęp do jego KSeF! Jednak to nie koniec ponieważ jeśli w Twoim biurze kilka osób będzie pracować na dokumentach tego klienta, musisz teraz rozdać uprawnienia wewnątrz. Tu sytuacja zależy od sposobu autoryzacji:
Na koniec warto podkreślić jedną rzecz klientom: niech nadają Ci maksymalny zakres uprawnień (wszystkie, jakie potrzebujesz). Jeśli dadzą Ci tylko dostęp do faktur bez prawa ich wystawiania wówczas nie pomożesz im wystawić faktury korygującej w razie potrzeby. Jeśli dadzą wystawianie bez dostępu wtedy nie pobierzesz faktur kosztowych, co mija się z celem. Były już przypadki nieporozumień, gdzie klient upoważnił tylko do jednej rzeczy. Wytłumacz, że potrzebujesz pełnego dostępu, by móc kompleksowo go obsłużyć. Oczywiście, jeśli ktoś bardzo upiera się, że np. tylko chce Ci dać możliwość pobierania, a nie wystawiania, to się dostosujesz ale uczul, że wtedy pewnych działań nie wykonasz.
Mamy już biuro podłączone do KSeF klientów! To ogromny kamień milowy. Dodajmy, że wszystkie te upoważnienia wystarczy zrobić raz, przed obowiązkiem. Potem, w trakcie, musisz tylko pamiętać, by nowym klientom też to załatwić od razu przy nawiązaniu współpracy. Dobrze jest wypracować sobie checklistę: nowy klient -> podpisujemy umowę -> od razu klauzula KSeF -> od razu załatwiamy upoważnienie do KSeF.
(W tle pozostaje jeszcze kwestia, że klient jednoosobowy (JDG) ma tzw. uprawnienia właścicielskie i od razu może korzystać z KSeF bez ZAW-FA. To istotne dla Ciebie o tyle, że takim klientom najłatwiej będzie się samodzielnie zalogować i Cię upoważnić – bo np. profil zaufany wystarczy. Natomiast spółki bez pieczęci muszą pamiętać o ZAW-FA – pomóż im w tym.)
Mamy już ustalone co i jak robimy z klientami, formalności załatwione, narzędzia prawie gotowe. Teraz czas na wewnętrzną organizację pracy biura pod kątem KSeF. Chodzi o to, aby spisać proste instrukcje i procedury dla pracowników dotyczące nowych czynności. Niby większość rzeczy to analogie do dotychczasowej pracy, ale diabeł tkwi w szczegółach. O co zadbać?
Nie przerażaj się! Nie chodzi o tworzenie 50-stronicowego podręcznika. Wewnętrzne procedury mają być proste i praktyczne. Najlepiej opracuj je razem z zespołem. Zapytaj pracowników, czego potrzebują, jakie mają wątpliwości. Zaangażuj ich, a chętniej będą tych procedur przestrzegać. Możesz przygotować to w formie np. krótkiego PDF-a albo wydrukować i powiesić nad biurkiem. Ważne, by każdy wiedział, gdzie zajrzeć, jak trafi na nietypową sytuację z e-fakturą.
Choć ten temat zapewne spędza sen z powiek wielu księgowym w całej Polsce to naszym zdaniem nie ma się czego aż tak obawiać. Należy się po prostu dobrze do tego przygotować. Wiemy, że każdy księgowy ma dużo bieżącej pracy i obowiązków. To sprawia, że nie jest mu łatwo znaleźć czas na inne obszary działania. Mamy jednak nadzieję, że z naszym przewodnikiem odpowiedź na tytułowe pytanie czyli “jak wdrożyć obsługę Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym?”, stanie się znacznie prostsza, a sam proces mniej stresujący. Trzymamy za Was kciuki i życzymy powodzenia w trakcie nadchodzącej rewolucji!
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym warto zacząć od wyboru modelu współpracy z klientami oraz przeglądu obecnego obiegu dokumentów. Następnie trzeba ustalić zasady działania, zaktualizować umowy, wybrać oprogramowanie z integracją i nadać biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF. Kolejny krok to opracowanie procedur wewnętrznych, szkolenie zespołu i klientów oraz pilotaż na wybranych firmach. .
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wdrażany etapami i obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Najpierw wejdą do KSeF duże firmy, a następnie pozostali podatnicy VAT oraz część podmiotów zwolnionych. To oznacza, że biuro rachunkowe musi traktować przygotowanie do KSeF jako realny projekt, a nie odległą perspektywę. Im szybciej zaczniesz porządki procesowe, tym spokojniej wejdziesz w obligatoryjne terminy.
Rola księgowego wyraźnie rośnie – to nie tylko osoba księgująca faktury, ale też przewodnik po KSeF i partner biznesowy. To biuro rachunkowe wyjaśnia klientom nowe obowiązki, pomaga dobrać model współpracy i wspiera przy nadawaniu uprawnień oraz konfiguracji systemów. W praktyce rola księgowego we wdrożeniu KSeF u klientów polega na połączeniu wiedzy podatkowej, organizacyjnej i odrobiny „IT-owego” wsparcia. Dzięki temu klienci mają poczucie bezpieczeństwa, a biuro buduje swój nowoczesny wizerunek.
Na co dzień w biurze księgowym obsługa KSeF powinna być maksymalnie zautomatyzowana. Księgowi pobierają e-faktury bezpośrednio z systemu, wykorzystują integrację z FK i pracują na jasno opisanych procedurach – od pobrania dokumentu do jego zaksięgowania. Klient może sam wystawiać faktury, a biuro tylko je odbiera i weryfikuje, albo biuro przejmuje pełną obsługę. Dobrze zorganizowany proces sprawia, że KSeF przestaje być „straszakiem”, a staje się wygodnym źródłem uporządkowanych danych.
Najważniejsze, aby system księgowy miał stabilną integrację z KSeF i pozwalał na automatyczne wysyłanie oraz pobieranie faktur ustrukturyzowanych. Comarch ERP Optima jest przykładem rozwiązania, które już dziś rozwija moduły do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur i dobrze wpisuje się w potrzeby biur rachunkowych. Oczywiście można korzystać także z innych systemów, jeśli zapewniają podobny poziom automatyzacji i raportowania. Kluczowe jest, by program wspierał wybrany model współpracy biuro–klient, a nie utrudniał codzienną obsługę.
Krajowy System e-Faktur obejmuje przede wszystkim faktury między przedsiębiorcami, natomiast część dokumentów nadal pozostaje poza systemem – na przykład paragony fiskalne, faktury dla konsumentów czy niektóre drobne sprzedaże. Do określonego limitu łącznej wartości sprzedaży miesięcznej przedsiębiorca może jeszcze przez jakiś czas wystawiać faktury poza KSeF, ale jest to okres przejściowy. Biuro rachunkowe powinno jasno rozgraniczyć, które dokumenty trafiają do KSeF, a które są obsługiwane tradycyjnie, aby nie pogubić się w rozliczeniach.
Najlepszy sposób to połączenie edukacji i konkretnych instrukcji. Biuro może przygotować krótki przewodnik KSeF dla biur rachunkowych i ich klientów, wysłać maile z instrukcjami, a nawet przeprowadzić krótkie webinary. Warto pokazać klientom, że KSeF nie jest „karą”, tylko nowym kanałem wymiany dokumentów, który przy dobrej konfiguracji ułatwi im życie. Spokojne tłumaczenie, jasne procedury i wsparcie przy pierwszych logowaniach robią ogromną różnicę w odbiorze całej zmiany.
Od prawie 15 lat jestem blisko związany z branżą IT. Posiadam ponad 6 letnie w zakresie systemu Comarch ERP Optima i około 10 letnie w branży informatycznej. Interesują mnie nowoczesne technologie i marketing internetowy.