Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to centralny elektroniczny system służący do zarządzania cyfrowym wystawianiem, wysyłaniem i przechowywaniem faktur. Ma na celu ułatwienie, przyspieszenie i standaryzację procesu fakturowania między różnymi przedsiębiorcami w Polsce. Stworzony przez Ministerstwo Finansów KSeF to innowacyjne rozwiązanie w zakresie zarządzania dokumentacją księgową, digitalizacją faktur w formie elektronicznej wśród różnych uczestników rynku. Idea adaptacji i interoperacyjności tego systemu wywodzi się z dążenia do uproszczenia i automatyzacji procesów fakturowania oraz cyfrowej archiwizacji dokumentów.
Krajowy System e-Faktur to nic innego jak platforma, której celem jest wystawianie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Platforma działa od stycznia 2022. Natomiast faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML. Fakturę taką można wysłać korzystając z narzędzia Comarch EDI KSeF. Do tej pory, począwszy od stycznia 2022, było to rozwiązanie dobrowolne. Wprowadzając system faktur ustrukturyzowanych Polska bazuje na doświadczeniu takich krajów jak Hiszpania, Włochy czy Portugalia. W krajach tych bowiem funkcjonuje system faktur elektronicznych.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT obowiązującej od stycznia 2022 przedsiębiorcy mogą rejestrować transakcje za pomocą Krajowego Systemu e-faktur (KSeF). Korzystanie z KSeF jest na ten moment dobrowolne i wymaga uzgodnienia z kontrahentem. Jeśli nie posiadamy takiej zgodny wówczas faktura musi być dostarczona tradycyjnie lub elektronicznie.
Ustawa dotycząca VAT opiera się o unijne dyrektywy, aby wprowadzić rejestrowanie transakcji za pomocą centralnego systemu elektronicznych faktur Ministerstwa Finansów, musieliśmy uzyskać zgodę organów unijnych w tym zakresie. Polska otrzymała już taką zgodę w formie tak zwanej decyzji derogacyjnej. Oznacza to, że ustawodawca może wprowadzić obowiązkowy KSeF w naszym systemie podatkowym. Za datę obowiązywania KSeF w polskim systemie podatkowym przyjmuje się 1 luty 2026 rok. Zgodnie z tym od 1 lutego wszystkie faktury wystawione przez firmy zarejestrowane w Polsce muszą mieć tak zwaną formę faktury ustrukturyzowanej inaczej e-faktury. Jest to nie tylko dalece idąca zmiana w systemie podatkowym ale również zmiana w programach finansowo – księgowych służących do wystawiania faktur i zarządzania biznesem.
Prawidłowa integracja oprogramowania w firmie z Krajowym Systemem e-Faktur jest niezwykle istotna. W związku z wprowadzeniem KSeF zmieni się sposób wystawiania faktur. Zmianie ulegnie przede wszystkim data wystawienia faktury. W przypadku korzystania z rozwiązania centralnego będzie to data jej przesłania do Krajowego Systemu e-faktur. A nie jak do tej pory data wystawienia w programie finansowo – księgowym. Tyle w teorii, natomiast w praktyce może to oznaczać pojawienie się dwóch dat wystawienia tego samego dokumentu. Ustawodawca przewidział jednak takie sytuacje i nie będzie to oznaczało błędu podatnika. Sytuacja, w której pojawi się różnica miedzy datami, powoduje że należy wybrać datę obowiązującą dla danego dokumentu. Za taką będzie uznawana data wysłania faktury do Krajowego Systemu e-faktur. Ta sama data musi być również ujęta w wysyłce do JPK Vat w danym miesiącu. Z kolei dla nabywcy towaru lub usługi numer oraz data faktury będą jednoznaczne z numerami identyfikacyjnymi nadanymi w KSeF. Odebranie faktury przez nabywcę towaru lub usługi jest jednoznaczne z jej wysłaniem do systemu centralnego Ministerstwa Finansów. Jest ona uznawana wówczas za dokument odebrany. Sytuacja ta wiąże się ściśle z ustaleniem prawa w zakresie odliczania podatku.
Ważną zmianą z punktu widzenia KSeF są numery identyfikacyjne nadawane przesłanym dokumentom. Taki numer będzie widoczny w zwrotnym UPO, które potwierdza wysyłkę. Numer ten nie będzie tożsamy z numerem wystawionego dokumentu. Celem nadania numeru fakturze w KSeF jest tylko i wyłącznie identyfikacja w samym systemie. W zakresie rozliczania VAT obowiązuje tutaj numer nadany dokumentowi w programie finansowo – księgowym. W ustawie pojawia się jednak wyjątek i dotyczy on korekty wystawionej do faktury ustrukturyzowanej. W takim przypadku numer nadany w KSeF trzeba będzie umieścić w opisie dokumentu, obok numeru nadanego w programie komputerowym. Takie są plany ustawodawcy w zakresie wprowadzenia KSeF. Chcesz korzystać z systemu w pełni zintegrowanego z KSeF? Pobierz już teraz lub uruchom wersję online w chmurze programu Comarch ERP Optima!
Wprowadzenie KSeF wymaga zmiany w samych programach do fakturowania jak i tych finansowo- księgowych. Użytkownicy programu Comarch ERP Optima od pewnego czasu mają już możliwość testowania wysyłki do KSeF. W wersji programu Comarch ERP Optima 2023.5.1 wprowadzona została możliwość importu dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur. Program jest również stale wzbogacany o dodatkowe funkcjonalności wynikające z ustawy. Dzięki temu każdy przedsiębiorca i księgowy może mieć pewność, że obowiązkowa integracja z KSeF Comarch ERP Optima będzie nadal rozwijana zgodnie z ewentualnymi nowelizacjami ustawy oraz rozporządzeń.
Od samego początku Krajowy System e-Faktur budzi dużo emocji. Choć Ministerstwo Finansów zachęcało do korzystania z KSeF już od 2022 roku to wielu przedsiębiorców miało różne wątpliwości. Z punktu widzenia uszczelniania podatków centralny system elektronicznych faktur ma wiele korzyści. Jednak z punktu widzenia firm sytuacja nie wygląda już tak klarownie. Już teraz jednak wiadomo, że pojawiają się wątpliwości w zakresie transakcji transgranicznych. Dotyczy to transakcji zarówno sprzedażowych jak i zakupowych. Rozważana jest tu możliwość ręcznej wysyłki takich dokumentów do systemu e-faktur.
Zgodnie z ustawą Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać w Polsce 1 lipca 2024 roku. Dla przedsiębiorstw zwolnionych z podatku VAT będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku.
Tak. Comarch ERP Optima posiada dwustronną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur dlatego każdy przedsiębiorca wykorzystujący ten program może być spokojny o to czy będzie spełniał wymogi prawne.
Tak. Pracując na programie Comarch ERP Optima można odbierać faktury ustrukturyzowane zintegrowane z centralnym systemem e-faktur Ministerstwa Finansów.
Systemami Comarch ERP zajmuję się od kilkunastu lat. Posiadam szeroką wiedzę i doświadczenie w zakresie możliwości funkcjonalnych oprogramowania Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.
Wypełnij formularz aby zamówić wersję ONLINE OPTIMA
