Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu coraz bliżej – co przyniesie obowiązkowy KSeF?
Nowy rozdział w historii fakturowania elektronicznego otworzy się w 2026 roku, kiedy to Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Choć może wydawać się, że to jeszcze sporo czasu, rzeczywistość wymaga intensywnych przygotowań już teraz. Pojawiają się kolejne aktualizacje przepisów oraz propozycje usprawnień systemowych, jednak nadal wiele kwestii budzi niepewność wśród przedsiębiorców – zarówno co do samego działania KSeF, jak i potencjalnych korzyści z jego stosowania. Jak wygląda obecny stan wiedzy, czego jeszcze nie wiadomo i jak firmy technologiczne mogą odpowiednio zareagować na te zmiany?
Obowiązek, który zmienia reguły gry
System e-Faktur, mający na celu centralizację procesu wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej, to największa zmiana w systemie rozliczeń podatkowych od lat. Choć pierwotnie planowano szybsze wdrożenie, nowa data wejścia obowiązku to:
- 1 lutego 2026 r. – dla firm, których łączna sprzedaż (z VAT) w 2025 roku przekroczy 200 milionów złotych;
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorstw.
Transformacja ta dotyczy nie tylko właścicieli firm – równie dużym wyzwaniem będzie ona dla dostawców oprogramowania ERP, którzy muszą zapewnić pełną kompatybilność swoich systemów z nowymi wymaganiami. Zmiana dotyka bowiem całego środowiska biznesowego: od administracji publicznej po firmy obsługujące fakturowanie i logistykę.
Co jest już znane?
W listopadzie 2024 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmian legislacyjnych związanych z KSeF. Przewidują one m.in.:
- wdrożenie zaktualizowanego formatu e-faktur (schemat FA(3)),
- specjalne traktowanie najmniejszych firm poprzez półroczne „okresy ochronne”,
- możliwość korzystania z kas rejestrujących do końca lipca 2026 r.,
- brak obowiązku wystawiania e-faktur na rzecz konsumentów,
- wsparcie dla przesyłania załączników wraz z fakturą,
- stopniowe wprowadzanie sankcji i obowiązków, w tym m.in. wymogu podawania numeru KSeF przy przelewach.
Przypomnijmy – możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF istnieje już od 2022 roku, więc wiele firm może z wyprzedzeniem zdobyć cenne doświadczenie.
Największe przeszkody i niewiadome
Wielu przedsiębiorców wstrzymuje się z decyzjami z powodu braku finalnych specyfikacji technicznych. Dopóki wytyczne dotyczące formatu e-faktur oraz integracji z systemami ERP pozostają w fazie konsultacji lub projektów, dostosowywanie rozwiązań jest ryzykowne, kosztowne i wymaga ciągłych poprawek. To z kolei przekłada się na frustrację użytkowników i opóźnienia we wdrożeniach.
Dodatkowym wyzwaniem jest konieczność uwzględnienia złożonej infrastruktury informatycznej firm. Systemy ERP są często zintegrowane z innymi narzędziami – od systemów do zarządzania klientami (CRM), przez punkty sprzedaży (POS), po rozwiązania logistyczne i obiegu dokumentów. Kluczowe może się więc okazać postawienie na jednego partnera technologicznego, który będzie w stanie zapewnić pełne wsparcie w obszarze integracji.
Dlaczego nie warto zwlekać?
Choć pozostały jeszcze niemal dwa lata do momentu, w którym KSeF stanie się obowiązkowy, to skala zmian oraz stopień ich skomplikowania sprawiają, że przygotowania powinny ruszyć natychmiast. Z jednej strony chodzi o kwestie techniczne, z drugiej – o szkolenia, procedury wewnętrzne i komunikację z kontrahentami.
Wnioski na dziś
Powszechne wdrożenie KSeF będzie wymagało szerokiej współpracy pomiędzy firmami, instytucjami państwowymi i twórcami oprogramowania. Sukces tego projektu zależy od klarownych przepisów, stabilnych wytycznych technicznych oraz czasu na przygotowanie się do nowych realiów. Jeśli wszystkie strony potraktują temat poważnie i zaczną działać z odpowiednim wyprzedzeniem, system ten może stać się nowoczesnym, bezpiecznym i efektywnym narzędziem usprawniającym działalność gospodarczą w Polsce.
Systemami Comarch ERP zajmuję się od kilkunastu lat. Posiadam szeroką wiedzę i doświadczenie w zakresie możliwości funkcjonalnych oprogramowania Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.
Najnowsze komentarze