Znakomita większość użytkowników oprogramowania Comarch ERP Optima jest z niego zadowolonych i docenia różne zalety pracy na tym systemie. Nie bez powodu. Obecnie po ponad 25 latach rozwoju Comarch Optima stała się najczęściej wybieranym programem dla firm w Polsce. Korzysta a niego ponad 70 tysięcy polskich firm. Jednak niewiele osób zna całą historię rozwoju tego oprogramowania oraz jego początki i ewolucję. Jeśli znasz już system Optima i chcesz szczegółowo poznać jego historię to serdecznie zapraszamy do lektury.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, skąd wziął się najpopularniejszy w Polsce system do zarządzania firmą? Cofnijmy się do lat 90., kiedy komputery w polskich biurach stawiały dopiero pierwsze kroki. W 1991 roku na rynku pojawił się program CDN Klasyka – proste, dosowe oprogramowanie finansowo-księgowe, które przez wiele lat z powodzeniem wspierało tysiące małych firm. To były czasy, gdy o chmurze czy aplikacjach online nikt jeszcze nie myślał. Mimo to w Krakowie kiełkowała wizja nowoczesnego systemu. Właśnie tam powstała firma CDN sp. z o.o. (później CDN S.A.), która postanowiła pójść o krok dalej niż Klasyka.
Pod koniec lat 90. krakowski CDN opracował całkowicie nowy program dla firm o nazwie Prima. Było to już rozwiązanie windowsowe, korzystające z klasycznej architektury klient-serwer. Wyobraź sobie małą firmę z tamtego okresu: komputer z zainstalowaną Primą na biurku księgowej, lokalna baza danych na serwerze w piwnicy i wszystkie operacje wykonywane w sieci wewnętrznej, bez udziału Internetu. Tak właśnie wyglądała rzeczywistość końca lat 90. Oprogramowanie instalowane lokalnie, komunikacja tylko w ramach firmy, a dane przechowywane na miejscu. Mimo tych dziś już archaicznych realiów, Prima okazała się strzałem w dziesiątkę. Program szybko zdobywał uznanie biur rachunkowych i małych przedsiębiorstw za intuicyjność i dopasowanie do polskich przepisów.
Na początku skupiała się na księgowości. Była prostym systemem finansowo-księgowym dla lokalnych firm. Jednak twórcy szybko dostrzegli, że użytkownicy potrzebują czegoś więcej. Z czasem więc Prima rozwinęła się w pakiet CDN Optima, zachowując co prawda swój pierwotny fundament techniczny, ale poszerzając zakres działania. Pojawiły się nowe moduły, których brakowało w pierwszej wersji: moduł magazynowy, obsługa sprzedaży, bardziej rozbudowana księgowość (pełna księga handlowa, a nie tylko podatkowa). Mówiąc krótko Optima zaczęła wykraczać poza ramy zwykłego programu księgowego i stawała się mini-ERP dla drobnego biznesu. To właśnie w tym okresie na dobre ukształtowała się idea, że modułowe oprogramowanie biznesowe może być dostępne także dla mniejszych firm, nie tylko dla korporacji z zachodnim software.
Na przełomie wieków na horyzoncie pojawił się Comarch S.A. Firma założona w 1993 roku w Krakowie przez prof. Janusza Filipiaka, która już wtedy rosła dynamicznie i poszukiwała nowych obszarów rozwoju. Comarch dostrzegł potencjał drzemiący w rozwiązaniach CDN. Czy to nie fascynujące, jak większy gracz potrafi dostrzec perłę w mniejszej firmie? W marcu 2000 roku Comarch został większościowym udziałowcem spółki CDN S.A., rozpoczynając proces fuzji. Przez kolejne lata następowała stopniowa integracja. Know-how CDN przenikało do Comarchu, a jednocześnie CDN korzystał z zaplecza finansowego i technologicznego większej spółki. Kulminacja nastąpiła we wrześniu 2004, kiedy to sfinalizowano połączenie Comarch z CDN i dotychczasowa firma CDN stała się wyodrębnionym sektorem w strukturze Comarch.
Bez wątpienia był to przełomowy moment. Comarch zyskał pozycję największego polskiego dostawcy systemów do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP), przejmując bazę ok. 40 tysięcy klientów CDN i umacniając się na pozycji lidera rynku. Według ówczesnych raportów IDC, po fuzji Comarch odpowiadał za około 16% nowo wdrażanych systemów ERP w Polsce. Wynik imponujący, biorąc pod uwagę konkurencję zagranicznych gigantów.
Po połączeniu produkty CDN stały się integralną częścią oferty Comarch. Utworzono dedykowany Sektor ERP dla MSP (małych i średnich przedsiębiorstw), oparty na zespole i technologiach przejętych z CDN. Co ciekawe, Comarch przejął nie tylko sam produkt Optima, ale i inne systemy z rodziny CDN. Ówczesna linia produktowa obejmowała rozwiązania dla firm każdej wielkości – CDN XL i CDN Egeria dla średnich i dużych przedsiębiorstw oraz CDN OPT!MA i wciąż rozwijaną CDN Klasykę dla mniejszych firm. Dzięki fuzji klienci CDN zyskali dostęp do szerszego wachlarza technologii Comarchu, a partnerzy handlowi CDN zaczęli oferować także inne produkty Comarch.
Warto zauważyć, że już na początku lat 2000 Comarch/CDN wyprzedzał epokę w kwestii modeli dystrybucji oprogramowania. Już w 2000 roku udostępniono systemy CDN (w tym Optimę) w modelu ASP czyli usługi wynajmu aplikacji przez Internet. Na platformie CDN Online przedsiębiorcy mogli korzystać z Optimy zdalnie, bez instalowania jej na własnych serwerach. To było coś niezwykłego jak na tamte czasy taka namiastka dzisiejszego cloud computingu, gdy większość konkurencyjnych programów działała wyłącznie lokalnie. CDN Online wyprzedziło późniejszą erę SaaS, pokazując że nawet małe firmy mogą pracować w aplikacji dostępnej przez przeglądarkę czy zdalny pulpit. Ta wizjonerska decyzja zaowocowała tym, że Comarch (jeszcze przed formalnym połączeniem) testował rozwiązania chmurowe zanim stały się one standardem na rynku. W dalszej części przedstawimy więcej szczegółów historii programu Comarch ERP Optima.
Przejęcie przez Comarch przyniosło nie tylko zmiany organizacyjne, ale również rebranding produktu. System, który krakowscy przedsiębiorcy znali od lat pod nazwą Prima, najpierw został przemianowany na CDN Optima, gdy dojrzał technologicznie i zyskał więcej modułów. Następnie, po wejściu do rodziny Comarch, naturalnym krokiem było podkreślenie nowego właściciela. Tak oto narodziła się marka Comarch Optima. Nazwa CDN stopniowo znikała z materiałów marketingowych, zwłaszcza od 2009 roku, gdy Comarch ujednolicił nazewnictwo wszystkich swoich systemów ERP. Optima oficjalnie stała się produktem Comarch, co dodatkowo budziło zaufanie klientów, bo Comarch już wtedy słynął jako solidna polska firma IT.
Jednak na tym nie koniec zmian. W kolejnych latach, wraz z rozwojem funkcjonalności, Optima z produktu księgowego przeistoczyła się w pełnoprawny system klasy ERP. Doszło wiele elementów typowych dla systemów ERP np. CRM, obsługa serwisu, zaawansowane analizy, integracje z e-commerce o czym za chwilę opowiemy. Producent postanowił to podkreślić w nazwie. Dlatego około dekadę temu dodano dumnie przedrostek ERP i od tej pory posługujemy się pełną nazwą Comarch ERP Optima, która funkcjonuje do dziś. Ta zmiana nazwy to nie tylko zabieg marketingowy. To była deklaracja, że Optima dojrzała i oferuje kompletny wachlarz funkcji ERP, stając się równorzędnym członkiem rodziny systemów Comarch obok większego Comarch ERP XL czy międzynarodowego Comarch Altum.
Optima rosła razem ze swoimi użytkownikami. Z każdą kolejną wersją przybywało modułów i usprawnień, które czyniły z niej coraz bardziej wszechstronne narzędzie. Początkowo trzon systemu stanowiły moduły księgowe i handlowe. Do najstarszych i najbardziej podstawowych modułów należą: Faktury (sprzedaż), Kasa/Bank, Magazyn/Handel (obsługa towarów i magazynu), Księga Podatkowa oraz Księga Handlowa (pełna księgowość). To one stanowiły fundament systemu dla biur rachunkowych i firm handlowo-usługowych.
Z czasem jednak klienci oczekiwali coraz więcej. Comarch odpowiadał na te potrzeby, wprowadzając kolejne moduły, które dzisiaj trudno już nawet zliczyć. Pojawił się moduł Płace i Kadry dla obsługi płacowej i personalnej, moduł Środki Trwałe do zarządzania majątkiem firmy, CRM do zarządzania relacjami z klientami, Serwis do obsługi zgłoszeń serwisowych, Detal usprawniający sprzedaż detaliczną, czy wreszcie moduł Analizy Business Intelligence (BI) dający kadrze zarządczej dostęp do zaawansowanych raportów. Wiele z tych modułów doczekało się również wersji “Plus”, czyli rozszerzonej funkcjonalnie (np. Kasa/Bank Plus, Księga Handlowa Plus) – to ukłon w stronę bardziej wymagających użytkowników, którzy potrzebują jeszcze bardziej zaawansowanych opcji. Krótko mówiąc, Optima z prostej “księgowości” wyewoluowała w kombajn do zarządzania firmą.
Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że Comarch ERP Optima nadąża za zmieniającymi się trendami i technologiami. Producent nie bał się inwestować w nowe obszary. Przykładem mogą być wbudowane mechanizmy Sztucznej Inteligencji (AI) oraz uczenia maszynowego, które od niedawna pojawiają się w Optimie. Już teraz system potrafi np. automatycznie rozpoznawać dane z dokumentów (dzięki modułowi Comarch OCR), sugerować użytkownikowi cykliczne faktury do wystawienia czy wspomagać windykację przez automatyczne wysyłanie przypomnień o zaległych płatnościach. To funkcje, które jeszcze kilka lat temu brzmiały futurystycznie, a dziś są realnym wsparciem pracy przedsiębiorcy. Optima nie stoi w miejscu. Jest regularnie wzbogacana o takie nowinki, dzięki czemu nawet wieloletni użytkownicy co rusz odkrywają w niej coś nowego.
Nie możemy zapominać też o całym ekosystemie aplikacji współpracujących z Optimą. Comarch przez lata zbudował wokół niej otoczenie dodatkowych narzędzi, które integrują się z systemem i poszerzają jego możliwości. Przykładem jest Comarch Mobile – zestaw aplikacji mobilnych na smartfony i tablety. Jednym z nich jest Comarch Mobilna Sprzedaż, z której korzystają przedstawiciele handlowi w terenie. Taki mobilny sprzedawca może podczas wizyty u klienta wprowadzić zamówienie na swoim telefonie, a dane automatycznie trafiają do centrali w Comarch Optima błyskawicznie i bez przepisywania.
To ogromna oszczędność czasu i redukcja pomyłek. Innym przykładem jest platforma Business Intelligence – Comarch BI Point, która analizuje dane biznesowe. Ciekawostką jest, że BI Point potrafi integrować się nie tylko z Optimą, ale nawet z systemami konkurencji, co pokazuje jego uniwersalność. Comarch rozwija także rozwiązania typu HRM czyli portale dla pracowników (dawniej znane jako e-Pracownik) umożliwiające np. składanie wniosków urlopowych online, które to rozwiązania płynnie łączą się z modułem kadrowo-płacowym Optimy. W efekcie Comarch ERP Optima nie jest już samotną wyspą, lecz sercem całego ekosystemu narzędzi biznesowych od aplikacji mobilnych, przez e-commerce, po analitykę i portal pracowniczy.
Skoro mowa o rozwoju, przyjrzyjmy się technologicznej stronie Optimy. To aspekt, który dla wielu czytelników może wydać się techniczny, ale jest niezwykle ciekawy. Pokazuje bowiem, jak bardzo zmieniły się realia tworzenia oprogramowania na przestrzeni 25 lat.
Na samym początku (jeszcze w latach 90.) Optima, a właściwie jej poprzedniczka Prima była tworzona w środowisku Clarion. Dziś Clarion to już raczej ciekawostka dla pasjonatów historii IT, ale pod koniec XX wieku był to popularny w Polsce język i narzędzie do szybkiego tworzenia aplikacji bazodanowych. W Clarionie powstało wiele programów księgowych tamtej epoki i Prima/Optima była jednym z nich. Taka architektura oznaczała, że logika biznesowa aplikacji była silnie związana z komponentami Clariona, interfejs użytkownika oparty na klasycznych formularzach Windows, a całość działała w układzie klient-serwer z lokalną bazą danych. Można to porównać do solidnego, ale jednak monolitu. Wszystko w jednym kawałku, ściśle zintegrowane. Taka struktura sprawdzała się w małych instalacjach, ale z czasem zaczęła ograniczać możliwości rozbudowy i integracji systemu z innymi rozwiązaniami.
Comarch stanął przed wyzwaniem unowocześnienia tego fundamentu i zrobił to bardzo skutecznie. Architekci oprogramowania podjęli strategiczną decyzję o przepisaniu dużej części kodu Optimy na nowoczesną platformę .NET (język C#). To było niczym generalny remont domu z zachowaniem jego duszy. Dzięki migracji na .NET, dokonanej w pierwszej dekadzie XXI wieku, Optima zyskała obiektową architekturę, bardziej przejrzysty kod oraz dostęp do bogatego ekosystemu bibliotek i narzędzi Microsoft. Dla użytkowników oznaczało to z czasem bardziej przyjazny interfejs i szybsze wprowadzanie nowych funkcjonalności, bo programiści mogli sprawniej reagować na zmiany przepisów czy potrzeby rynku. Przesiadka na C# przyspieszyła rozwój produktu, dodawanie modułów czy integracji stało się łatwiejsze niż w starym, wysłużonym Clarionie.
Równolegle ustandaryzowano bazę danych na Microsoft SQL Server, co było kolejnym milowym krokiem w rozwoju technologii Optimy. Wcześniejsze wersje działały w oparciu o proste, plikowe bazy danych (typowe dla Clariona czy innych narzędzi lat 90.), które mogły działać samodzielnie na jednym komputerze. Przejście na silnik bazodanowy MS SQL dało systemowi zupełnie nowy poziom stabilności, bezpieczeństwa i wydajności. Od tego momentu Optima mogła obsłużyć znacznie więcej danych i użytkowników jednocześnie, bez obaw o spowolnienia czy uszkodzenie plików bazy. Co więcej, wykorzystanie technologii Microsoftu ułatwiło integracje. MS SQL jest standardem w świecie biznesowych aplikacji, więc łączenie Optimy z innymi systemami (np. sklepy internetowe, platformy EDI, aplikacje mobilne) stało się prostsze. Dziś trudno wyobrazić sobie Optimę bez SQL Servera w tle. Instalator programu automatycznie zakłada instancję bazy danych i dba o jej konfigurację.
Transformacja technologiczna nie odbyła się oczywiście z dnia na dzień. Przez pewien czas Optima była hybrydą starego i nowego świata, jednak Comarch konsekwentnie przenosił kolejne elementy do nowszych technologii. Rezultat? Dzisiejsza Comarch ERP Optima to aplikacja 32-bitowa działająca w środowisku Windows, która z zewnątrz może wyglądać podobnie jak kilkanaście lat temu, ale pod maską kryje znacznie nowocześniejsze rozwiązania. Ostały się co prawda pewne ślady “historyczne” w strukturze programu (doświadczony integrator zapewne natrafi gdzieniegdzie na relikty dawnego stylu), ale ogólnie system przeszedł udaną cyfrową odnowę młodości.
Współczesna architektura Optimy to wciąż model klient-serwer, ale uzupełniony o możliwości pracy zdalnej i integracji z zewnętrznymi serwisami. Aplikacja kliencka nadal jest instalowana na komputerze użytkownika (lub dostępna przez zdalny pulpit), a wszystkie dane trzyma w bazie SQL na serwerze. Co to oznacza w praktyce? Że firma może mieć Optimę u siebie na serwerze i pracować na niej lokalnie, ale może też skorzystać z opcji chmurowej. Wtedy Comarch lub partner udostępnia serwer z Optimą, do którego użytkownicy logują się przez Internet.
Tak naprawdę model “Optima w chmurze” polega zwykle na udostępnieniu klientom dostępu przez usługę terminalową/Remote Desktop do aplikacji zainstalowanej na serwerze. Dzięki temu z Optimy można komfortowo korzystać z domu czy drugiego końca świata, byle było połączenie internetowe. Obecnie Comarch oferuje oficjalnie Comarch ERP Optima w modelu SaaS, czyli abonamentowym dostępie do programu w bezpiecznej chmurze Comarch.
Dla użytkownika to wygoda ponieważ nie musi martwić się infrastrukturą ani aktualizacjami, bo wszystkim zajmuje się dostawca. Warto wspomnieć, że ta koncepcja tak naprawdę narodziła się już we wspomnianym CDN Online w 2000 roku, ale dopiero rozwój Internetu i nowszych technologii sprawił, że dziś Optima Online (bo tak często nazywa się wersję chmurową) zdobywa dużą popularność.
Na polu integracji z innymi systemami zaszły również ogromne zmiany. Dawnymi czasy wymiana danych odbywała się głównie przez import/eksport plików (np. wymiana dokumentów między Optimą a sklepem internetowym poprzez pliki TXT czy XML). Obecnie Comarch ERP Optima oferuje pełnoprawne API sieciowe. Producent udostępnił Web API oparte o protokół SOAP/XML, które pozwala zewnętrznym aplikacjom dodawać czy modyfikować dokumenty w bazie Optimy w kontrolowany sposób. Ponadto wspierane są nowocześniejsze standardy REST/JSON, a także formaty branżowe jak EDI (Electronic Data Interchange). To oznacza, że Optima potrafi komunikować się z hurtowniami danych, platformami sklepów internetowych czy systemami bankowymi niemal automatycznie, bez ręcznej pracy. Dla użytkownika efekt jest taki, że różne programy “dogadują się” z Optimą jak z kolegą z pracy czyli szybko i bezbłędnie.
Po ponad dwóch dekadach intensywnego rozwoju Comarch ERP Optima dorobiła się miana najpopularniejszego systemu ERP dla sektora MSP w Polsce. Obecnie korzysta z niej ponad 75 tysięcy polskich firm. Od jednoosobowych działalności, przez biura rachunkowe, aż po średniej wielkości przedsiębiorstwa.Tak imponująca liczba użytkowników mówi sama za siebie. Dla porównania, mało który zagraniczny system ERP może pochwalić się podobnym zasięgiem w naszym kraju. Optima stała się de facto standardem w swojej klasie. Często, gdy ktoś myśli “program do firmy”, po prostu ma na myśli Optimę.
Przede wszystkim system przez lata zaskarbił sobie zaufanie prostotą obsługi i niezawodnością. W ankietach użytkownicy chwalą Optimę za to, że „jest zawsze na czasie z przepisami”. Comarch bardzo dba o częste aktualizacje dostosowujące program do zmieniającego się prawa. Przykładowo, gdy wchodzą nowe stawki VAT czy zmienia się sposób rozliczeń z ZUS, odpowiednia aktualizacja Optimy pojawia się wręcz błyskawicznie. To ogromna ulga dla przedsiębiorców i księgowych, którzy mogą spokojnie pracować, wiedząc że program dopilnuje zgodności z aktualnymi przepisami. Niepewność i stres związany ze zmianami prawa zostaje zdjęty z ich barków, bo producent bierze to na siebie. Ta reputacja „zawsze aktualnej” aplikacji jest bezsprzecznie jednym z filarów sukcesu Optimy.
Drugim filarem jest rozbudowana sieć partnerów i dostępność wdrożeniowców. Comarch od początku stawiał na sprzedaż swoich systemów poprzez sieć autoryzowanych partnerów – firm informatycznych rozproszonych po całej Polsce. Obecnie taka sieć liczy kilkuset partnerów, od małych jednoosobowych działalności po duże firmy wdrożeniowe. Dzięki temu nawet przedsiębiorca w niewielkim mieście może liczyć na lokalne wsparcie przy zakupie, instalacji czy szkoleniu z Optimy.
W praktyce użytkownik nigdy nie jest zostawiony sam sobie. Gdy pojawia się problem czy potrzeba modyfikacji, może zwrócić się do partnera Comarch w swoim regionie i uzyskać fachową pomoc. To buduje lojalność i zadowolenie klientów, którzy czują, że za programem stoi cała społeczność specjalistów gotowych do pomocy.
Na przestrzeni lat Comarch ERP Optima zdobyła również wiele nagród i wyróżnień. Była chwalona w raportach niezależnych firm badawczych (IDC, DiS) za największą liczbę instalacji w segmencie MSP. Firmy wdrażające Optimę chętnie dzieliły się sukcesami, co rusz można przeczytać studia przypadków opisujące, jak to dzięki Optimie udało się np. przyspieszyć obsługę zamówień o X%, zmniejszyć koszty administracyjne czy sprawniej zarządzać magazynem. Optima stała się swego rodzaju symbolem udanej polskiej myśli technologicznej w biznesie. Lokalnego systemu, który pokonał zagranicznych konkurentów na własnym rynku.
Pośród dziesiątek tysięcy klientów korzystających z oprogramowania Comarch ERP Optima jest kilka branż i sektorów, w których najczęście można spotkać ten system.
Biura rachunkowe
Działy płac i kadr
Doradcy podatkowi
Firmy handlowe
E-commerce
Branża budowlana
Usługi
Branża motoryzacyjna
Transport i spedycja
Sektor rolny
Oczywiście, jak każde oprogramowanie, miewa swoje wyzwania. Niektórzy użytkownicy narzekają czasem na interfejs, który w pewnych miejscach zdradza swój “wiek” (to rezultat dbałości o wsteczną kompatybilność. Program wciąż pozwala m.in. na konwersję danych ze starej Klasyki). Inni wskazują, że przy bardzo dużej liczbie dokumentów trzeba zainwestować w mocniejszy serwer SQL, bo wydajność może spadać. Zdarzają się też drobne błędy po dużych aktualizacjach wówczas Comarch stara się je szybko prostować hot-fixami. Jednak bilans korzyści do ewentualnych niedogodności pozostaje dla większości odbiorców zdecydowanie pozytywny. Firma stale komunikuje się z użytkownikami poprzez Społeczność Comarch (forum), zbiera sugestie i stara się reagować na potrzeby rynku. To buduje poczucie, że Optima żyje i rozwija się razem z biznesami, które obsługuje.
Na koniec dnia, historia Comarch ERP Optima to przykład imponującej przemiany od prostej aplikacji dla księgowej z lat 90. do nowoczesnego systemu ERP w chmurze. Rozwiązanie to przeszło drogę od czasów, gdy było ciekawostką w niewielkiej firmie CDN, poprzez dynamiczny rozwój w strukturach Comarch, aż po obecną pozycję rynkowego lidera. Ta historia pokazuje, że polskie oprogramowanie, które tworzone z pasją i zrozumieniem lokalnych potrzeb, potrafi nie tylko konkurować z międzynarodowymi gigantami, ale wręcz ich prześcignąć na swoim podwórku. Comarch ERP Optima to dziś coś więcej niż program – to prawie legenda w świecie polskich MSP, która jednak ani myśli odchodzić na emeryturę.
Teraz już znacie dokładnie historię oprogramowania Comarch Optima od pierwszych dni powstania, aż po współczesny czas.
Jaki widzicie historia programu Comarch ERP Optima jest niezwykle interesująca z bardzo różnych względów. Głównie ze względu na konsekwentny rozwój funkcjonalności i technologii tego oprogramowania. Wdrażanie coraz to nowych rozwiązań, modułów czy wersji online dało producentowi wiele przewag biznesowych nad konkurencją. Jednocześnie zbudowało długofalowe zaufanie klientów, którzy bardzo rzadko rezygnują z tego oprogramowania gdy już je mają w firmie. Niezawodność, innowacyjność i bieżące dostosowywanie do szybko zmieniających się przepisów prawa to niewątpliwie cechy immanentne tego rozwiązania. Jeśli jeszcze nie znasz tego programu możesz pobrać za darmo demo i przetestować lub umówić z nami bezpłatną prezentację.
Od prawie 15 lat jestem blisko związany z branżą IT. Posiadam ponad 6 letnie w zakresie systemu Comarch ERP Optima i około 10 letnie w branży informatycznej. Interesują mnie nowoczesne technologie i marketing internetowy.