Zgodnie z przepisami ustawy o VAT obowiązującej od stycznia 2022 roku, przedsiębiorcy mogą rejestrować transakcje za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obecnie (w listopadzie 2025) korzystanie z KSeF jest dobrowolne i wymaga wcześniejszego uzgodnienia z kontrahentem. W przypadku braku zgody, faktura musi zostać dostarczona w sposób tradycyjny – papierowo lub elektronicznie.
Ustawa o VAT opiera się na przepisach unijnych, dlatego wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymagało zgody instytucji europejskich. Polska uzyskała taką zgodę w formie tzw. decyzji derogacyjnej, co pozwala na wdrożenie obowiązkowego KSeF w krajowym systemie podatkowym.
Wprowadzenie KSeF oznacza nie tylko zmianę w sposobie dokumentowania transakcji, ale również konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych wymagań technicznych.
Jedną z kluczowych zmian będzie sposób określania daty wystawienia faktury. W przypadku korzystania z KSeF, za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury do systemu, a nie, jak dotąd, dzień jej utworzenia w programie księgowym. Może to prowadzić do sytuacji, w której na fakturze pojawią się dwie daty. Ustawodawca przewidział taką możliwość i wskazał, że wiążącą datą dla celów podatkowych będzie data przesłania dokumentu do KSeF.
Ta sama data powinna zostać uwzględniona przy wysyłce pliku JPK_VAT za dany miesiąc. Z kolei dla nabywcy towaru lub usługi datą i numerem faktury będzie oznaczenie nadane w systemie KSeF. Odebranie faktury przez kontrahenta jest równoznaczne z jej przesłaniem do systemu i uznaniem jej za doręczoną.
Każda faktura przesłana do KSeF otrzyma swój unikalny numer identyfikacyjny widoczny w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Nie będzie on jednak tożsamy z numerem dokumentu nadanym przez program księgowy. Numer z KSeF służy jedynie identyfikacji faktury w systemie. Wyjątkiem są korekty faktur – w takim przypadku numer KSeF należy umieścić w opisie dokumentu obok numeru nadanego przez program.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji na temat tego w jaki sposób Comarch ERP Optima obsługuje KSeF – skontaktuj się z nami już dzisiaj i umów na bezpłatną konsultację albo prezentację działania Krajowego Systemu e-Faktur w programie Comarch Optima.
Choć ustawodawca przedstawił jasne ramy wdrożenia KSeF, wiele kwestii nadal budzi wątpliwości – szczególnie w kontekście transakcji zagranicznych, zarówno sprzedaży, jak i zakupów. Wciąż rozważana jest m.in. możliwość ręcznego przesyłania takich faktur do KSeF, co rodzi pytania o wygodę i efektywność codziennej pracy. Dlatego tak istotne staje się korzystanie z nowoczesnych narzędzi, które nadążają za dynamicznymi zmianami legislacyjnymi.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza konieczność dostosowania oprogramowania księgowego do nowych wymogów. Użytkownicy Comarch ERP Optima mogą być jednak spokojni – system już teraz oferuje możliwość testowania funkcjonalności związanych z wysyłką faktur do KSeF, co pozwala lepiej przygotować się do nadchodzących zmian. Co więcej, producent systematycznie rozwija oprogramowanie, dostosowując je do aktualnych przepisów, dzięki czemu użytkownicy mogą mieć pewność, że pracują na rozwiązaniu zgodnym z obowiązującym prawem. Wybierając Comarch ERP Optima, zyskujesz nie tylko stabilność, ale także realne wsparcie w procesie transformacji cyfrowej Twojej firmy.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat tego jak działa współpraca programu Comarch Optima z Krajowym Systemem e-Faktur skontaktuj się z nami już teraz! Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania.
Jeżeli prowadzisz firmę i korzystasz z Comarch ERP Optima, to integracja z Krajowym Systemem e-Faktur tak naprawdę staje się kolejną, bardzo mocno osadzoną warstwą całego ekosystemu, a nie „dodatkową wtyczką”. System Optima generuje faktury w strukturze XML zgodnej z wymogami e-Faktury i potrafi je automatycznie wysłać zarówno na środowisko demonstracyjne KSeF, jak i na środowisko produkcyjne, z pełnym uwierzytelnieniem po stronie KSeF API 2.0. W praktyce oznacza to, że kiedy wystawiasz dokument sprzedaży, Comarch ERP Optima jest w stanie wysłać go bezpośrednio do KSeF, odebrać numer referencyjny, sprawdzić status przetwarzania i zapisać komplet metadanych w bazie systemu. Dzięki temu nie skaczesz między różnymi panelami, tylko pracujesz cały czas w jednym, dobrze znanym interfejsie.
Z drugiej strony, Optima nie traktuje KSeF wyłącznie jako kanału wysyłki. System umożliwia import dokumentów z KSeF bezpośrednio do modułów księgowych oraz handlowych, co w praktyce automatyzuje cały „ciąg dostawczy” faktur zakupowych. Zaciągnięte z KSeF dokumenty możesz od razu dekretować, rozliczać, przypisywać do rozrachunków, a także obejmować workflowem akceptacyjnym, jeżeli w firmie stosujesz rozbudowane ścieżki obiegu dokumentów. Ta dwukierunkowa komunikacja z KSeF, spięta z logiką biznesową Optimy, sprawia, że KSeF przestaje być abstrakcyjnym systemem resortowym, a staje się po prostu kolejnym źródłem danych w Twoim ERP, z którego świadomie korzystasz na co dzień.
W praktyce, gdy raz poprawnie skonfigurujesz uprawnienia użytkowników i połączenie z KSeF, system Comarch ERP Optima zaczyna „odwalać czarną robotę” za Ciebie. Użytkownik wybiera odpowiednią funkcję eksportu lub importu, a mechanizmy integracyjne dbają o konwersję danych, komunikację z API, obsługę błędów i prezentację statusów. Dzięki temu możesz spokojnie skupić się na merytoryce: poprawności danych kontrahenta, logice VAT, rozliczeniach czy analizie rentowności, zamiast zastanawiać się, czy dana faktura w ogóle dotarła do KSeF i czy system Ministerstwa ją zaakceptował. Dodatkowo, producent przewidział bezpłatny okres komunikacji z KSeF dla użytkowników Comarch ERP, co realnie zachęca, żeby przetestować integrację „na poważnie”, zanim pełny obowiązek wejdzie w życie i zanim presja czasu zacznie wszystkim podnosić ciśnienie.
Od strony technicznej integracja Optimy z KSeF opiera się na licencji serwerowej Comarch KSeF, która pracuje w modelu pakietów dokumentów i komunikuje się z KSeF poprzez oficjalne API, zgodne z aktualną specyfikacją Ministerstwa Finansów. Dla wariantu stacjonarnego masz limity w skali roku, a dla wersji w chmurze limity miesięczne, dzięki czemu możesz dopasować model rozliczania do realnej skali obrotu fakturami w Twojej firmie. System pilnuje liczników dokumentów, pozwala kontrolować przepustowość integracji i jednocześnie utrzymuje spójność danych w bazie ERP, tak aby księgowość, sprzedaż i raportowanie pracowały na tym samym, ujednoliconym zbiorze informacji. W rzeczywistości nie chodzi więc tylko o „wysyłanie faktur do KSeF”, ale o świadome wpięcie KSeF w cały proces finansowo księgowy oraz sprzedażowy, jaki realizuje Comarch ERP Optima. Comarch
Poniżej prezentujemy Wam cennik modułu do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur w Comarch ERP Optima. Możecie go zobaczyć także tutaj.
| Limit dokumentów / rok * | Cena roczna * |
|---|---|
| 200 | 158 PLN |
| 600 | 315 PLN |
| 1500 | 630 PLN |
| 5000 | 945 PLN |
| 10000 | 1 260 PLN |
| 30000 | 2 520 PLN |
| 60000 | 4 410 PLN |
| powyżej 60 000 | 7 560 PLN |
| Limit dokumentów / miesiąc | Cena miesięczna |
|---|---|
| 20 | 15 PLN |
| 30 | 25 PLN |
| 120 | 50 PLN |
| 400 | 75 PLN |
| 800 | 100 PLN |
| 2500 | 200 PLN |
| 5000 | 350 PLN |
| powyżej 5000 | 600 PLN |
* Pierwszy okres trwa do dnia Upgrade systemu Comarch ERP. Cena w pierwszym okresie skalkulowana jest proporcjonalnie do pozostałej ilości miesięcy do Upgrade.
Podane ceny netto (w PLN) nie zawierają podatku VAT.
Systemami Comarch ERP zajmuję się od kilkunastu lat. Posiadam szeroką wiedzę i doświadczenie w zakresie możliwości funkcjonalnych oprogramowania Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.