Jeśli posiadasz w firmie system Comarch ERP Optima to na pewno wiesz, że posiada bardzo duże możliwości funkcjonalne. Oprogramowanie to jest rozwijane od wielu lat i stale dostosowywane do zmieniających się przepisów prawa. Jednak wszystko ma swoje plusy i minusy. Bogactwo funkcjonalne czasem sprawia, że łatwo zagubić się z gąszczu okienek i czynności w pracy na Comarch Optima. Poniżej przedstawiamy dwanaście praktycznych porad i trików. Od ukrytych opcji po sprytne automatyzacje, które pomogą usprawnić codzienną pracę z Optimą. Dzięki nim użytkownicy mogą zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i lepiej wykorzystać możliwości programu. Zaczynamy!
Jednym z najszybszych sposobów na usprawnienie pracy w Optimie jest używanie skrótów klawiaturowych. Program oferuje wiele przydatnych kombinacji, np. Ctrl + F otwiera panel wyszukiwania danych, Ctrl + A zaznacza wszystkie pozycje na liście, a Ctrl + Enter umożliwia edycję podświetlonego rekordu. Klawisz Insert pozwala szybko dodać nowy element (np. nowy wiersz dokumentu), F5 odświeża aktualną listę, a Esc zamyka bieżące okno. Warto zapoznać się z pełną listą skrótów. Opanowanie ich znacząco przyspiesza nawigację i wprowadzanie danych. Uwaga: naciśnięcie klawisza <Alt> aktywuje tzw. podpowiedzi skrótów na wstążce menu, co pozwala wybierać opcje za pomocą kolejnych liter (np. <Alt>+S otwiera moduł Sprzedaż, <Alt>+K otwiera Kontrahentów itd.).Dzięki temu wiele operacji wykonasz bez sięgania po myszkę.
Czy wprowadzasz dużo pozycji do faktur lub dokumentów magazynowych? Warto skorzystać z ukrytego parametru „Podniesienie formularza – szybka obsługa”. W Konfiguracji firmy (menu Handel) znajdziesz ten przełącznik. Jego włączenie sprawia, że po naciśnięciu klawisza Insert od razu pojawia się osobne okienko dodawania pozycji dokumentu. Dzięki temu możesz wpisać np. towar, cenę, ilość itp., przechodząc między polami samą klawiszem Tab, bez użycia myszy. To drobne ustawienie znacznie zwiększa wygodę dla osób, które wolą pracować na klawiaturze. Pozwala szybciej wprowadzać kolejne pozycje i płynnie wystawiać dokumenty.
Comarch Optima umożliwia wykonywanie masowych operacji na zaznaczonych elementach list. Funkcja ta bywa niedoceniana. W wielu miejscach programu (np. lista towarów, kontrahentów, pracowników) dostępne jest menu Operacje seryjne w sekcji Funkcje dodatkowe na wstążce. Używając go, można jednocześnie zmienić wybraną cechę wielu rekordów. Przykładowo, aby zaktualizować ceny wielu towarów na raz, wystarczy zaznaczyć odpowiednie pozycje na liście Cennik, a następnie wybrać opcję Karty cennikowe → Zmiana ceny domyślnej z menu funkcji dodatkowych. Podobnie można hurtowo zmienić inne pola (np. stawkę VAT, kategorię, status aktywności) bez potrzeby edycji każdego rekordu z osobna. Wykorzystanie operacji seryjnych oszczędza mnóstwo czasu wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba zbiorczej modyfikacji danych.
Za nami pierwsze 3 porady i wskazówki czyli tzw. Tips & Tricks w pracy z Comarch ERP Optima.
Zdarzyło Ci się anulować fakturę lub inny dokument, po czym jednak potrzebowałeś go odzyskać? W Optimie istnieje ukryta funkcjonalność pozwalająca cofnąć anulowanie dokumentu i przenieść go z powrotem do bufora (czyli statusu wstępnego, edytowalnego). Służy do tego dodatkowa funkcja o nazwie „Anulowany do bufora”. Znajdziesz ją wśród Funkcji dodatkowych (tzw. narzędzia serwisowe) programu. Po wywołaniu tej opcji wskazany anulowany wcześniej dokument znów stanie się aktywny w buforze, dzięki czemu można go np. całkowicie usunąć lub skorygować błąd. Należy jednak korzystać z tego triku ostrożnie. Szczególnie nie zaleca się przywracania dokumentów magazynowych po anulowaniu, aby nie zaburzyć stanów magazynowych. Mimo to, dla faktur sprzedaży/zakupu czy innych dokumentów handlowych funkcja ta bywa wybawieniem, gdy przypadkowo klikniemy „Anuluj”.
Optima daje zaawansowanym użytkownikom i wdrożeniowcom potężne narzędzie w postaci własnych funkcji dodatkowych. Pozwalają one na osadzenie w programie niestandardowych skryptów, które realizują przydatne operacje dopasowane do potrzeb firmy. Przykładem może być funkcja importująca dane z pliku Excel. Dzięki kilku linijkom kodu SQL/JS możemy np. wczytać do Optimy listę towarów czy cennik z arkusza kalkulacyjnego. Innym zastosowaniem może być automatyczne wykonanie nietypowych przeksięgowań, masowe generowanie dokumentów, czyszczenie błędnych danych itp. Takie dodatki tworzy się w menu Narzędzia → Funkcje dodatkowe, gdzie definiujemy kod SQL/JavaScript. Warto zaznaczyć, że Comarch udostępnia mechanizmy do bezpiecznego odwoływania się do bazy i interfejsu (np. specjalne konstrukcje zamiast {} w JavaScript).
Jeśli masz wsparcie partnera Comarch lub własne umiejętności programistyczne, własne funkcje dodatkowe pozwolą wycisnąć z Optimy jeszcze więcej automatyzując czynności, które normalnie trzeba by wykonywać ręcznie.
Standardowy filtr na listach (pole Szukaj) to nie wszystko. Optima pozwala budować złożone filtry warunkowe i korzystać z tzw. funkcji specjalnych. W prawym górnym rogu list znajdziesz konstruktora filtra, gdzie można określić wiele kryteriów (łączne, rozłączne, zakresy dat itp.). Mało znaną ciekawostką są także gotowe przykładowe filtry SQL udostępniane przez partnerów Comarch np. filtr pokazujący towary bez rotacji w zadanym okresie dni. Taki filtr wskaże nam listę produktów, które nie wystąpiły na żadnym dokumencie WZ (wydania z magazynu) w ciągu ostatnich X dni co przydaje się np. do wytypowania towarów zalegających, przeznaczonych do przeceny.
Inne przydatne niestandardowe filtry to chociażby: Nieopłacone dokumenty (pokazuje faktury sprzedaży bez pełnej płatności), Dokumenty z konkretnym towarem (wyszukuje wszystkie faktury zawierające wskazany produkt) czy TOP 10 klientów (wyciąga klientów o najwyższej sprzedaży). Wiele takich filtrów można samodzielnie zdefiniować lub uzyskać od społeczności, Pozwalają one w mgnieniu oka odnaleźć informacje, które w gąszczu danych mogłyby umknąć. Za nami już połowa zebranych Tips & Tricks Comarch ERP Optima. W dalszej części poznasz kolejne porady i wskazówki.
Kategorie w Comarch Optima to potężne, a nie zawsze w pełni wykorzystywane narzędzie. Pozwalają one tagować różne obiekty (dokumenty sprzedaży, zakupu, zadania CRM, kontrahentów itp.) własnymi etykietami w celach analitycznych. Dlaczego warto? Kategorie ułatwiają filtrowanie i raportowanie np. można oznaczyć dokumenty określonego typu (projektu, oddziału, źródła pozyskania klienta) i potem jednym kliknięciem uzyskać zestawienie tylko dla nich. Co więcej, Optima umożliwia domyślne przypisywanie kategorii, aby zautomatyzować ten proces.
Przykładowo, jeśli na kartotece kontrahenta ustawimy domyślną kategorię sprzedaży/zakupu, to każda faktura dla tego klienta automatycznie zostanie opatrzona tą kategorią. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem ręcznie wybierać kategorii na dokumencie – program sam ją podstawi z karty kontrahenta. Takie mechanizmy działają też dla innych kartotek (np. domyślna kategoria na karcie towaru, która przeniesie się na dokument magazynowy). Podsumowując: warto przemyśleć strukturę kategorii w firmie i wykorzystać je do lepszego zarządzania informacją – zarówno na poziomie operacyjnym (szybkie wyszukiwanie dokumentów), jak i raportowym (filtrowanie wyników finansowych według kategorii).
Jeżeli korzystasz z modułów księgowych Optimy (Księga Handlowa lub KPiR), koniecznie zaprzyjaźnij się ze schematami księgowymi. To nic innego jak zestawy reguł i instrukcji, według których program automatycznie dekretuje dokumenty do ksiąg. Przy prawidłowo zdefiniowanych schematach możliwe jest zaksięgowanie np. faktury sprzedaży czy listy płac jednym kliknięciem. System sam utworzy odpowiednie zapisy na kontach zgodnie z ustalonym wzorcem. Schematy księgowe to potężne narzędzie automatyzacji: pozwalają określić osobne wzorce dla różnych typów dokumentów (faktury sprzedaży, zakupu, amortyzacje, płace itp.).
Po zdefiniowaniu (w menu Księgowość → Inne → Schematy księgowe) wystarczy powiązać schemat z dokumentem lub uruchomić funkcję księgowania. Optima przeniesie dane do dziennika zgodnie z regułami, przyspieszając pracę i eliminując ryzyko pomyłek. W praktyce oznacza to, że np. po wprowadzeniu faktury kosztowej do rejestru VAT, jednym poleceniem zaksięgujesz ją do Księgi Handlowej (lub KPiR) bez ręcznego przepisywania kwot na konta – program zrobi to sam. Warto poświęcić czas na przygotowanie/dopasowanie schematów księgowych do własnej polityki kont. Inwestycja zwróci się w postaci zaoszczędzonych godzin pracy działu księgowości.
Wiele firm wystawia co miesiąc lub co kwartał te same faktury (np. za usługi abonamentowe, wynajem itp.). Optima potrafi znacznie ułatwić takie zadania dzięki funkcji Faktury cykliczne dostępnej w module CRM. Funkcjonalność ta pozwala zdefiniować wzorce faktur, które mają się powtarzać, a następnie generować je automatycznie w określonych odstępach. W praktyce tworzysz raz wzorcową fakturę z oznaczeniem cykliczności (np. miesięcznej), a program będzie przypominał o utworzeniu kolejnych lub nawet sam je tworzył według harmonogramu.
Faktury cykliczne stworzono głównie z myślą o firmach, które periodycznie wystawiają te same dokumenty. Eliminujemy w ten sposób ręczne kopiowanie poprzednich faktur czy ryzyko pominięcia terminu wystawienia. Warto wspomnieć, że pełna automatyzacja (bezobsługowe generowanie) wzorców faktur wymaga posiadania modułu CRM Plus, ale już sama lista faktur cyklicznych dostępna w podstawowym CRM bardzo ułatwia kontrolę nad regularną sprzedażą. Dzięki temu żaden abonament czy inna powtarzalna opłata nie umknie naszej uwadze. Optima nas wyręczy. Podobnie w tym module mamy możliwość ustawienia automatyzacji windykacji należności co może oszczędzić nam wiele czasu i poprawić płynność finansową.
Ręczne wprowadzanie danych z faktur papierowych lub PDF to żmudne zajęcie. Tutaj z pomocą przychodzi Comarch OCR, usługa zintegrowana z Optimą. Pozwala ona automatycznie odczytywać tekst z zeskanowanych lub elektronicznych dokumentów (PDF) i przenosić rozpoznane dane do systemu. OCR identyfikuje kluczowe pola faktury, m.in. numer, daty, dane kontrahenta (wraz z NIP), kwoty netto/brutto/VAT czy nawet numer rachunku bankowego. Co dzieje się potem? Dane odczytane przez OCR trafiają od razu do bufora Optimy, gdzie użytkownik może je zweryfikować i zatwierdzić.
Cały proces potrafi skrócić czas obsługi dokumentów nawet o 70% oraz znacząco ograniczyć liczbę pomyłek wynikających z ręcznego przepisywania. Aby skorzystać z OCR, należy posiadać aktualną wersję Optimy i wykupić tę usługę (rozliczaną abonamentowo w zależności od liczby stron do odczytu). W programie pojawia się wtedy opcja Import OCR (np. w rejestrze VAT zakupu), dzięki której wczytamy skan faktury i odbierzemy gotowy zapis dokumentu. To jeden z tych trików, które przenoszą produktywność na wyższy poziom. Dział księgowości może skupić się na kontroli, zamiast przepisywać każdą fakturę ręcznie.
Funkcje usprawniające pracę masową znajdziemy także w module Płace i Kadry. Jeśli obsługujesz wielu pracowników, wykorzystaj dostępne opcje seryjne np. seryjne naliczanie deklaracji podatkowych dla wszystkich pracowników jednocześnie. Optima umożliwia wygenerowanie kompletu rocznych formularzy PIT-11 czy PIT-40 za jednym razem, zamiast wystawiać je pojedynczo dla każdego pracownika. Podobnie seryjnie wyślesz deklaracje do systemu e-Deklaracje lub naliczysz dodatkowe listy płac (np. premie, dodatki) dla wybranej grupy osób.
Również na kartotekach pracowników można wprowadzać zmiany zbiorczo np. podnieść wszystkim wybraną stawkę wynagrodzenia czy zmienić ustawienie składki. Dokumentacja modułu kadrowo-płacowego podkreśla, że oszczędność czasu zapewniają m.in. funkcje seryjnego wprowadzania zmian na kartotekach oraz seryjnego naliczania deklaracji. Warto więc sprawdzić menu kontekstowe i wstążkę w listach Kadry/Płace. Wiele operacji da się tam zautomatyzować i uniknąć powtarzania tej samej czynności dla każdego pracownika oddzielnie.
Na koniec trik natury technicznej: Optima pozwala dopasować pewne ustawienia, które mogą znacząco wpłynąć na szybkość działania przy dużej bazie danych lub słabszym sprzęcie. Przede wszystkim, w menu Widok warto wybrać jeden z motywów graficznych zoptymalizowanych pod wydajność. Skórki Flat lub Ultra Flat (oznaczone jako „Najszybsze działanie”) odciążają interfejs i przyspieszają pracę, zwłaszcza w środowisku terminalowym. Zaleca się też wyłączenie zbędnych efektów animacji okien – ich płynne zwijanie może wyglądać ładnie, ale potrafi spowalniać program przy wolnym połączeniu sieciowym. Kolejna wskazówka to ograniczenie nadmiernego sumowania kolumn i agregatów na listach, im więcej kolumn z włączonym sumowaniem, tym dłużej generuje się widok (przy tysiącach rekordów każda agregacja wymaga obliczeń).
W razie zauważalnego spowolnienia list warto przywrócić ich domyślny układ (opcją “Przywróć układ domyślny”), jeśli wcześniej dodaliśmy wiele dodatkowych kolumn czy niestandardowe grupowanie danych. Oprócz tego, nie zapominajmy o stronie serwerowej: optymalizacja indeksów w bazie danych potrafi przywrócić pełną szybkość zapytań. Optima ma wbudowane narzędzie do defragmentacji i przebudowy indeksów znajdziemy je w Konfiguracja → Program → Użytkowe → Bazy danych (ikona pioruna). Regularne wykonanie optymalizacji indeksów, zwłaszcza po dużych migracjach danych, może znacząco skrócić czas otwierania list. Podsumowując, drobne zmiany konfiguracji (skórka, animacje, kolumny) po stronie klienta oraz dbałość o bazę SQL (indeksy, aktualizacje silnika SQL) po stronie serwera pozwolą cieszyć się płynną pracą nawet przy rozbudowanej Optimie.
Nawet wieloletni użytkownicy systemu Comarch ERP Optima mogą nie znać wszystkich możliwości tego rozwiązania. W tym artykule przedstawiliśmy Wam 12 najbardziej przydatnych wskazówek i porad czyli tzw. Tips & Tricks w pracy z Comarch ERP Optima oraz usprawnianiu sobie pracy. Mamy nadzieję, że dzięki tym podpowiedziom Wasza praca z tym programem stanie się przyjemniejsza, łatwiejsza i szybsza. Jeśli potrzebujecie jednak innej pomocy lub wsparcia przy wdrożeniu automatyzacji lub dodatkowych, niestandardowych funkcji i rozwiązań to skontaktujcie się z nami już teraz.
Od prawie 15 lat jestem blisko związany z branżą IT. Posiadam ponad 6 letnie w zakresie systemu Comarch ERP Optima i około 10 letnie w branży informatycznej. Interesują mnie nowoczesne technologie i marketing internetowy.
